Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу

Tвитнуть

Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу Малой организации стоит автоматизировать работу бухгалтерии, взаимодействие с клиентами . Производственным предприятиям стоит задуматься об автоматизации ручного труда.

Однако прежде, чем приступить к автоматизации, вам надо понять:

какова цель автоматизации;
какой программный продукт вам подходит;
кто будет проводить автоматизацию.

Какая автоматизация нужна малому и среднему бизнесу

Шаг 1. Ответьте на четыре вопроса

Какова цель автоматизации? Это самый важный вопрос. Например, если в организации много однотипных операций, то без автоматизированной системы будет высок процент ошибок (доставка не в срок, неправильная комплектация и т. д.).

Второй вопрос – что конкретно вы будете автоматизировать? Выделяют автоматизацию:

бизнес-процессов;
сбора данных (приступать можно, когда бизнес-процесс, данные которого вы хотите собирать, автоматизирован);
работы с клиентами (CRM);
анализа собранных данных.

Таким образом, перед началом проекта по автоматизации надо понять, на каком этапе развития находится ваша организация и что предстоит автоматизировать: бизнес-процессы, сбор данных, работу с клиентами или анализ данных. Новым организациям стоит начать с автоматизации работы бухгалтерии и взаимодействия с клиентами.

Как вы будете проводить автоматизацию, каков бюджет? Есть два подхода: организовать масштабное внедрение или ограничиться оперативной автоматизацией. Для малого бизнеса больше подходит оперативная автоматизация – улучшение и автоматизация одного небольшого участка. Для оперативной автоматизации не нужно проводить аудита: руководитель организации и так знает, в чем проблема на этом участке и что нужно для ее решения. Времени уйдет немного – от пары недель до нескольких месяцев.

Кто будет отвечать за автоматизацию? Вы можете проводить автоматизацию собственными силами или при помощи подрядчика (вендора). При выборе подрядчика ориентируетесь на тех, кто готов дать контакты организаций, которым они автоматизировали бизнес.

Обычно IT-подрядчики и сотрудники организации говорят на разных языках и с трудом находят взаимопонимание. Чтобы процесс пошел успешно, нужен «переводчик», посредник. Его задача – прийти, предположим, на склад и попросить начальника рассказать, как устроена работа. Выслушав объяснения, ответственный за автоматизацию должен переложить эти сведения на язык, понятный программистам. А потом, когда система будет готова, ему точно так же надо суметь простым, понятным сотрудникам склада языком объяснить, как она работает и что им нужно в ней делать. Кроме того, отвечающий за автоматизацию работник должен быть хорошим аналитиком – понимать, какие бизнес-процессы можно оставить без изменений, а какие нужно улучшить.

Пример: какие процессы экономически выгодно автоматизировать

Формула простая. Если затраты по обслуживанию кредита на автоматизацию превышают стоимость работника, выполняющего данную операцию, то делать этого не стоит при условии, что качество ручного труда вас устраивает.

Пример 1. Сотрудник выполняет работу вручную, но с меньшей производительностью. Стоимость робота – 500 тыс. евро, это примерно 45 млн руб. Банковские затраты при ставке 16 процентов годовых обойдутся в 7,2 млн руб. в год или 600 тыс. руб. в месяц. В данном случае выгоднее задействовать труд двух работников, которые при этом показывают бóльшую выработку.

Пример 2. Работники наносят материал на изделие. С помощью ручного труда достичь требуемого качества не получится. Сопоставив затраты на обслуживание кредита и расходы на рабочих (с учетом потери на качестве), организация решила приобрести оборудование. Сегодня изделия проходят через автоматизированную линию.

Что автоматизировать в первую очередь? Первой автоматизируйте операцию, которая задает темп производству. Под этот темп выстраивайте остальные процессы. Например, при изготовлении корпусов кухни начальная операция – распил ДСП. К станку по нарезке заготовок регулярно подвозили ДСП восьми цветов. В процессе участвовали семь человек. Тогда в начале участка поставили автоматический склад с распилом. Робот-манипулятор сам забирает материалы нужного цвета со склада и подает на распил. Теперь вместо семи человек с задачей справляются двое, при этом в цеху точно знают, сколько продукции должен выпустить каждый сотрудник на этой операции и сколько он производит ежеминутно. Компьютер безошибочно рассчитывает цифры плановых показателей, вытеснив в прошлое фотографии рабочего дня, которые прежде ложились в основу дневной выработки. Вслед за этим процессом привели в порядок и последующие операции: кромление и присадку.

Чтобы оценить, нужна ли автоматизация и какое оборудование предпочтительнее, составьте таблицу. Первая колонка – критерии оценки, вторая – важность критерия. С помощью таблицы сравните разное оборудование: напротив каждого критерия поставьте плюс или минус. Для принятия решения хватит пяти критериев. Выбирайте оборудование, которое наберет больше плюсов.

Шаг 2. Выбор программного обеспечения

С точки зрения бизнес-процессов каждый бизнес уникален, а потому универсальной информационной системы не бывает. Лучше выбирать из систем, разрабатываемых специально для той или иной отрасли.

Определитесь, сколько рабочих мест вам надо автоматизировать. От этого будет зависеть конечная стоимость. Дело в том, что на каждое рабочее местно необходимо приобретать лицензию у разработчика ПО.

Пример: какое программное обеспечение выбрать, имея бюджет в 200 тыс. руб.

Компания «Альфа» имела жесткий бюджет на автоматизацию – около 200 тыс. руб. Второй важный фактор – вендор должен давно работать и выполнить много проектов. Сначала планировали найти организацию, которая установит сервер в компании, проведет и настроит локальную сеть. Выяснилось, что дорого не только выполнить эти работы, но и поддерживать сервер и сеть в рабочем состоянии. Пришлось бы взять в штат технических специалистов, которые бы разбирались в оборудовании. А еще и вопрос безопасности данных нужно было решать.

У одного из подрядчиков директор организации нашел интересное предложение – облачный сервис. Суть проста: не нужно покупать и устанавливать никакого оборудования и поддерживать систему, достаточно лишь получить доступ к нужной программе с помощью облачного сервиса и работать в ней через Интернет. Стоимость этого способа оказалась в разы ниже, чем вариант с собственным сервером. Еще одним доводом в пользу облака стало то, что не требовалось брать в штат отдельного специалиста: поддержку обеспечивает подрядчик. В качестве программного продукта был выбран продукт, который поддерживает работу на облачном ресурсе.

Шаг 3. Выбор способа учета информации о клиентах

Уход даже одного менеджера по продажам может привести к потере контакта со значительной частью клиентов, что ощутимо для небольшой организации. Для решения проблем нужен комплекс мероприятий, основой которых разумно сделать внедрение CRM-системы. Она заполняет пробелы в обслуживании клиентов. Руководителям небольших организаций целесообразнее выбирать готовые или полуготовые CRM-решения. Чтобы вам было легче выбрать CRM-систему, воспользуйтесь следующим алгоритмом.

1. Определите цели. Решите, будет ли CRM ограничена только отделом продаж (клиентская база) либо это будет интегрированное решение для большинства бизнес-процессов организации, связанных с клиентами. В зависимости от цели определяется масштабность CRM (какие функции она будет выполнять). В идеале это создание единого информационного пространства, обеспечивающего коммуникации в подразделениях маркетинга, производства, сервиса и продаж на трех уровнях.

2. Ознакомьтесь с предложениями на рынке CRM-систем. Выбирая CRM-систему, оценивайте ее функции в привязке к разным видам затрат на ее внедрение: временным, материальным, организационным. Чтобы было проще определиться с выбором, разделите системы на три вида:

готовое решение;
индивидуальное решение;
настраиваемое полуготовое решение.

3. Узнайте, какие CRM работают у ваших партнеров. Параллельно с ознакомлением с разными видами CRM пообщайтесь с коллегами по бизнесу (теми, у кого уже работает CRM). Это могут быть не только руководители малых предприятий. Поиск таких предприятий стоит поручить специалисту по продажам, по маркетингу, так как IT-специалист на этой стадии будет менее эффективен.

4. Опишите алгоритм работы CRM-системы. Чтобы понимать, как будет действовать CRM-система, попробуйте представить себе ее работу на всех этапах обслуживания клиента. Эту процедуру стоит проделать коллективно, к ней можно привлечь руководителей (ведущих сотрудников) подразделений, которые будут участвовать в работе с клиентами. Примерный перечень вопросов для обсуждения:

С какого момента следует начинать регистрацию запроса клиента? Нужно ли требовать от менеджера задавать клиенту уточняющие вопросы, если он только поинтересовался примерной ценой товара? Или следует заносить в базу лишь тех, кто уточняет другие характеристики товара и просит выставить ему счет по конкретной заявке?
Какие уточняющие вопросы менеджер по продажам должен задать клиенту? Что он должен занести в клиентскую базу? Как должен сообщить клиенту о конкурентных преимуществах организации?
Кто ведет заказ клиента? Кто и кому при этом отдает поручения? Как и кем отслеживается качество и своевременность выполнения каждого этапа работ по заказу (заявка – производство – отгрузка – оплата)?
Какие оперативные отчеты необходимы для участников процесса обслуживания клиента? Какие показатели можно использовать для оценки работы по заказу?

Итоги такого обсуждения лучше сформулировать в виде «Инструкции по использованию CRM-системы».

5. Посчитайте окупаемость CRM. Ознакомившись с затратами на разные виды CRM, а также проиграв алгоритм работы, поручите вашему финансовому директору или главному бухгалтеру рассчитать окупаемость разных вариантов систем (из числа признанных вами наиболее подходящими). Выберите оптимальный.

6. Подготовьте сотрудников к внедрению CRM. Все сотрудники должны понять, что внедрение CRM-системы важно и для развития организации, и для деятельности каждого сотрудника. Докажите подчиненным, что новая система станет основой их дальнейшей работы. Для этого объясните, что она будет напрямую связана с системой оплаты труда.

7. Обеспечьте безопасность данных. Список клиентов со всеми их потребностями – лакомый кусок для «вражеской разведки». Поэтому поручите IT-специалисту расположить главную (а лучше – единственную) базу данных на сервере и защищать этот компьютер. Это надежнее любой встроенной защиты.

Объявите пользователям о том, что автоматически ведется журнал всех их действий. Эта функция встроена во многие CRM-системы. Главное, чтобы это был общий журнал действий. Возьмите с сотрудников подписку о неразглашении коммерческой тайны. Конечно, юристы только усмехнутся, но де-факто это очень дисциплинирует.