Как организовать систему мотивирования в организации

Организовать систему мотивирования в организацииКаковы параметры эффективной системы мотивирования

Чтобы система мотивирования была эффективной, необходимо:

  • сделать правила мотивирования простыми и понятными для сотрудников организации;
  • сделать систему гибкой, дающей возможность поощрять каждый положительный результат работы в кратчайшие сроки после получения результата;
  • разработать такие правила вознаграждений, которые сотрудники примут как справедливые;
  • разработать систему мотивирования, способствующую повышению заинтересованности сотрудников в улучшении не только индивидуальной работы, но и работы с другими сотрудниками;
  • сделать размеры поощрения экономически и психологически обоснованными;
  • создать такие условия мотивирования, чтобы сотрудники видели четкую взаимосвязь между результатами своей работы и деятельностью организации.

Как организовать систему мотивирования в организации

Какие выделяют этапы формирования системы мотивирования

Организация системы мотивирования включает в себя три этапа:

  • подготовительная работа;
  • разработка системы мотивирования;
  • внедрение системы мотивирования.

Как подготовиться к разработке системы мотивирования

Для разработки и внедрения новой системы мотивирования необходимо:

  • определить основные потребности и мотиваторы сотрудников;
  • выявить и исследовать ценности и цели аппарата управления;
  • сделать анализ полученной информации и выявить проблемные зоны мотивирования персонала;
  • подготовить отчет с анализом ситуации в организации и предложить методы мотивирования персонала.

Как проанализировать деятельность организации и нормативные документы

Начните разработку системы мотивирования с общего анализа ситуации в организации. С этой целью проведите собеседования с руководителем организации, руководителями подразделений, ключевыми сотрудниками организации, а также проведите опрос и (или) анкетирование сотрудников.

Первоначально сделайте анализ основных направлений деятельности организации. Список таких направлений представлен в таблице. Для этого изучите локальные нормативные акты организации, которые определяют порядок и правила мотивирования сотрудников: Положение об оплате труда, премировании, льготах и компенсациях, другие правила поощрения сотрудников и т. д. Уточните, используют ли указанные в них правила и нормы на практике, если нет, то выясните причину этого.

Далее изучите документы, которые описывают обязанности и взаимодействия сотрудников в организации: должностные инструкции, Правила трудового распорядка и т. д. Сравните официально закрепленные функции и роли сотрудников с теми, которые они выполняют в действительности. Сделайте выводы.

Оцените материальную составляющую системы мотивирования. Выявите основные потребности персонала и проверьте, насколько они удовлетворены.

Сделайте анализ особенностей корпоративной культуры организации. Для этого выявите нормы и ценности, которые поддерживают сотрудники, оцените психологический климат в коллективе. Для этой цели проведите анкетирование сотрудников организации. Разработайте свои анкеты или опросники с учетом специфики ситуации в организации или примените универсальные анкеты.

Оцените, как в организации планируют и реализуют карьерный и профессиональный рост сотрудников, разработан ли кадровый резерв, ведутся ли работы по составлению индивидуальных планов развития перспективных талантливых сотрудников и т. д. Проверьте, насколько развита в организации система индивидуального и коллективного поощрения, признают ли публично достижения сотрудников.

В результате анализа ситуации стремитесь получить ответы на вопросы, представленные в таблице. Сделайте анализ данных ответов, выявите основные проблемы в существующей системе мотивации персонала.

Ситуация: что делать, если обнаружено несоответствие функционала сотрудников с указанным в должностной инструкции

Если обнаружено несоответствие функционала сотрудников с зафиксированными обязанностями в должностной инструкции или ином документе, описывающем обязанности и взаимодействие сотрудников, проведите опрос сотрудников. Уточните, как они относятся к своим «негласным» обязанностям, обсудите данный факт с непосредственным руководителем сотрудников.

Если несоответствие фактических обязанностей с документальными является демотиватором для сотрудников, зафиксируйте данный факт в отчете и совместно с непосредственным руководителем данных сотрудников разработайте программу по изменению ситуации.

В случае если незафиксированные обязанности сотрудников положительно влияют на результат работы сотрудников и организации в целом, приведите нормативные документы: должностные инструкции, Правила трудового распорядка и т. д. – в соответствие с реальной ситуацией.

Как определить потребности сотрудников

Определить основные потребности сотрудников можно с помощью:

  • интервью с руководителем организации и руководителями подразделений (отделов, групп) ключевыми сотрудниками;
  • опросов и анкетирования сотрудников организации;
  • тестирования;
  • анализа биографических данных сотрудников (возраст, пол, образование);
  • анализа статистики и причин увольнений.

Как сделать анализ эффективности материального стимулирования

Сделайте мониторинг заработной платы должностей сотрудников организации на рынке труда. Сравните полученные данные с размерами заработной платы сотрудников организации. В том случае, если размер заработной платы сотрудников организации более чем на 10 процентов меньше среднего размера по профессии и отрасли, при этом организация не предоставляет дополнительный компенсационный пакет, социальные гарантии, вероятность того, что первоочередной потребностью сотрудников организации является повышение уровня финансового дохода, очень велика.

Подтверждение этому могут дать руководители подразделений и ключевые сотрудники, а также анализ потребностей сотрудника.

Как определить цели руководства при разработке системы мотивирования

Проведите исследование ценностей и целей аппарата управления (лидеров организации), их стратегии развития организации. Проверьте, соответствует ли структура организации, процессы в ней и мотивационные системы стратегическим планам руководства.

Для этого проведите интервью с руководителем организации. Попросите его обозначить стратегические цели организации и его ожидание (видение) от результата мотивирования персонала. Уточните, какие факторы в работе персонала руководитель считает неприемлемыми, на что готов «закрыть глаза».

Необходимо исключить случаи, когда система мотивирования не соответствует стратегическим целям организации. Например, система материального стимулирования на производстве поощряет выпуск количества продукции свыше установленного плана, при этом качество продукции на оплату труда не влияет. При этом руководитель организации обозначает основной целью организации выпуск высококачественного продукта. В связи с этим система материального стимулирования нуждается в изменении за счет изменения критериев оценки труда сотрудников.

Дополнительно проведите фокус-группы с руководителями и ведущими сотрудниками организации. Задайте тему обсуждения «Мотивация персонала: предыдущий опыт, цели организации, желаемый результат, идеи для мотивирования». На фокус-группах выявите отношение каждого руководителя к тому или иному инструменту мотивирования, какое (позитивное и негативное) воздействие оказывает каждый на климат в коллективе и т. д.

Важно, чтобы весь руководящий состав организации, во главе с ее руководителем, пришел к единому мнению по поводу необходимости новой системы мотивирования и стимулирования труда, ее целей, способов ее реализации и роли каждого из руководителей в ее внедрении и применении.

Как выявить ошибки в системе мотивирования

Сделайте анализ проблемных зон в области мотивирования персонала. Для этого понаблюдайте за повседневной работой сотрудников и отделов в целом. Проведите индивидуальные беседы с сотрудниками, которые имеют максимально высокие показатели эффективности (или положительные отзывы руководства), и с теми, которые, по мнению непосредственных руководителей, демотивированы. Эти интервью помогут выяснить причины успехов и неудач сотрудников.

В ходе полной оценки ситуации в организации выявите проблемы, требующие безотлагательного разрешения. Часто в список таких проблем входят: безынициативность сотрудников, текучесть кадров, конфликтность, халатное отношение к работе, сложности при создании проектных команд, низкий уровень межличностных коммуникаций, негативные отзывы со стороны клиентов и т. д.

Основные симптомы болезни системы мотивирования см. в таблице.

После выявления проблем в системе мотивирования персонала организации определите методы и инструменты материального и нематериального стимулирования.

Что включить в отчет анализа системы мотивирования

По итогам проведенного анализа подготовьте отчет, в который включите следующие сведения:

  • этапы диагностики системы мотивирования и примененные диагностические методики: опрос, анкетирование, интервью, фокус-группы и т. д.;
  • оценка состояния локальных нормативных актов, определяющих мотивацию персонала, в том числе их соответствие трудовому законодательству;
  • отчет о возможностях использования отдельных элементов существующей системы мотивирования при разработке новой;
  • сведения о группах сотрудников (какие группы выделены, какие у них выявлены мотивационные потребности и т. д.);
  • анализ существующих проблем;
  • аргументированные предложения по внесению изменений в систему мотивирования и локальные нормативные акты с рекомендациями по оптимизации затрат за счет изменений.

Как разработать систему мотивирования

После того как проделана вся подготовительная работа, руководитель организации сделал анализ отчета о ситуации с мотивированием персонала в организации, приступите совместно с ним и высшим руководящим составом организации к разработке системы мотивирования и стимулирования труда.

Для разработки системы мотивирования и стимулирования труда сотрудников организации необходимо:

  • определить цели внедрения системы мотивирования;
  • разработать системы материального и нематериального стимулирования персонала;
  • оформить систему мотивирования и стимулирования труда документально.

Как разработать критерии оценки результата мотивирования

Начните разработку системы мотивирования с определения цели внедрения системы. Для этого сформулируйте, какой результат должен быть итогом работы эффективной системы мотивирования для организации в целом, для подразделений и отдельных групп сотрудников, выделенных при подготовительной работе.

Часто первоочередными целями системы мотивирования на первом этапе после ее разработки (совершенствования) и внедрения ставят решение текущих наиболее важных проблем , выявленных в процессе подготовительной работы.

Далее система мотивирования должна стать основой для выполнения стратегических целей организации. Для этого соберите всю информацию о пожеланиях, требованиях руководящего состава организации к результату мотивирования персонала с учетом стратегических целей организации и совместно с ними разработайте критерии оценки результата мотивирования подчиненного им персонала. Уточните, какие есть альтернативные варианты результата, какие допускаются отклонения от идеального результата. Выделите из ранее разработанных целей организации общие для всех сотрудников организации, для подразделений и отдельных ключевых сотрудников.

Пример цели и критериев оценки результатов систем мотивирования и стимулирования в организации «Альфа»

Основная цель систем мотивирования и стимулирования труда организации «Альфа» – увеличение дохода организации в 2017 году на 20 процентов. Главным результатом было выбрано увеличение прибыли за счет продажи товара на 17 процентов и сокращение издержек организации на 3 процента. При этом определили, что для увеличения продаж необходимо расширить клиентскую базу на 15 процентов в период с января по апрель, ввести в ассортимент три новые группы товара, провести более 20 рекламных акций и т. д.

Для сотрудников отдела продаж, логистики, закупки и рекламы цели их подразделений были доведены до сведения. Далее цели были разбиты на индивидуальные (для каждого сотрудника) с учетом результатов предыдущего периода и потенциала на будущее.

Как выбрать инструменты материального и нематериального мотивирования

После определения цели внедрения системы мотивирования определите основные потребности сотрудников организации и инструменты материального и нематериального мотивирования.

Результатом таких разработок станет основной компенсационный пакет для всех сотрудников и дополнительный компенсационный пакет для отдельных сотрудников.

Рассчитайте бюджет, который будет лежать в основе применения разработанных мотивационных мероприятий. Определите источники финансовых средств и правила их распределения.

Определите возможные риски при внедрении и применении системы, разработайте варианты их устранения. Определите список лиц, ответственных за учет фактически достигнутых результатов работы сотрудников, оформление документации и передачу ее в бухгалтерию для применения материального стимулирования.

Подробнее о разработке системы мотивирования см.:

  • Система материального стимулирования;
  • Система нематериального стимулирования.

В каких документах прописать правила мотивирования

Оформите результат разработки системы мотивирования и стимулирования документально. Для этого пропишите правила и нормы мотивирования в одном из следующих документов:

  • Положение об оплате труда;
  • Положение о нематериальном стимулировании.

На стадии разработки системы мотивирования и стимулирования рекомендуется оформить проект документа, а окончательное его утверждение сделать после изучения и возможной корректировки норм и правил мотивирования в процессе внедрения системы.

Как внедрить систему мотивирования

Для внедрения системы мотивирования и стимулирования необходимо ознакомить весь персонал организации с новыми правилами и нормами, обучить руководителей основным методам и инструментам мотивирования и стимулирования подчиненных. После этого начните применять на практике новые отношения, методы работы и формы поведения для улучшения мотивационной среды в организации.

Ссылка на основную публикацию