Как организовать систему управления бизнесом

Tвитнуть

Как организовать систему управления бизнесом Когда бизнес только открывается, главное – продажи. Многие предприниматели на данном этапе работают в Word или Excel. С увеличением объемов продаж и ростом бизнеса контролировать процессы, а тем более строить планы развития сложно. Помимо продаж, существуют другие показатели работы организации, без которых бизнес нельзя считать полноценным. Именно поэтому руководителю стоит задуматься о внедрении IT-системы.

Организовать систему управления бизнесом

Чтобы автоматизация прошла успешно:

сформулируйте цели, которые должна решить IT-система ;
составьте план реализации проекта ;
оцените объем требуемых ресурсов ;
определите критерии успешности проекта автоматизации ;
вовлеките всех сотрудников в процесс автоматизации ;
сами как руководитель бизнеса принимайте активное участие в автоматизации .

Шаг 1. Сформулируйте цели, достичь которых должна помочь автоматизация

Цель проекта может быть простой – повысить эффективность (количественные и финансовые показатели) того или иного бизнес-процесса. К примеру, увеличить в пять раз скорость поступления необходимой генеральному директору информации. Другой пример: скорость и качество обслуживания клиентов должны вырасти в 10 раз, чтобы клиент захотел обратиться к вам вновь. Для этого IT-система должна оперировать необходимыми ключевыми показателями эффективности – KPI. Среди других целей автоматизации: увеличить продуктивность сотрудников, снизить операционные затраты.

Сформулировать практические и достижимые цели проекта в большинстве случаев сложно, особенно если речь идет об автоматизации с нуля. Облегчить решение задачи можно, увязав ее с потребностями будущих конкретных пользователей или с организационно-техническими особенностями вашей организации.

Определившись с целями, приступайте к выбору программного продукта .

Таблица 1. Типичные задачи среднего и малого бизнеса и возможные IT-решения

Задачи	IT-решения
Повышение качества взаимодействия с клиентами (увеличение клиентской базы, управление отношениями с клиентами, увеличение продаж)	CRM-системы, call-центры
Повышение управляемости безнес-процессов и организации в целом, снижение издержек	Автоматизация бизнес-процессов (логистики, продаж, бухгалтерии, финансов), IT-аутсорсинг, IP-телефония
Защита бизнеса	Внедрение комплексных систем информационной безопасности

Таблица 2. IT-решения, дающие преимущества среднему и малому бизнесу (по отраслям)

Отрасль	Информационная безопасность	Автоматизация бизнес-процессов	CRM-системы	Call-центры, объединение беспроводной связи	IT-аутсорсинг
Сфера услуг	+	+	+	–	+
Торговля	+	+	+	+	+
Мелкосерийное производство	+	+	–	+	–
Консалтинг	+	+	–	+	–

Шаг 2. Разбейте IT-проект на управляемые блоки

Выделите функциональные блоки будущей системы, установите очередность внедрения программных модулей и обязательно зафиксируйте контрольные точки проекта. Например, «подготовить наборы данных для тестирования», «сформировать требования для доработки по результатам тестирования» – с конкретными датами.

Назначьте ответственных за каждый блок. Например, за технические средства и инфраструктуру, подготовку конечных пользователей, проведение организационных изменений, доработку программного обеспечения, оптимизацию бизнес-процессов и т. д.

Утвердите документ (или комплект документов), однозначно определяющий рамки проекта. Это может быть техническое задание, технический проект, проектное решение. Главное – чтобы в документе было четко сформулировано, что такое в вашем проекте «автоматизация».

Выделите проектные вехи, связанные с реальными материальными результатами. Например, каждые две недели проектная команда демонстрирует и обсуждает полученные результаты. Продумайте действия по исправлению ситуации в случае срыва сроков. Если ожидаемый эффект не достигнут, значит, веха не пройдена. Требуются действия по корректировке ситуации.

Шаг 3. Оцените необходимый объем ресурсов и сроки их вовлечения

Ответьте честно на вопрос, есть ли эти ресурсы сейчас и будут ли в нужный момент. Найдите компромисс между потребностью в ресурсах, их наличием и сроками реализации проекта. Привлеките внутреннего или внешнего консультанта с опытом эффективного управления IT-проектами.

Шаг 4. Определите на старте критерии успешности проекта

Определите критерии успешности в момент формального завершения этапа внедрения и в ходе эксплуатации – по истечении квартала (месяца, года, трех лет). Например, одним из критериев успешности при завершении блока «Управление отношениями с дебиторами» может быть правильное формирование отчета о состоянии дебиторской задолженности. По прошествии трех месяцев эксплуатации таким критерием уже должно быть фактическое снижение уровня дебиторской задолженности на 5 (10, 15…) процентов.

Шаг 5. Решите, что вы будете делать в случае сопротивления персонала

Чтобы минимизировать сопротивление персонала, информируйте как можно большее количество сотрудников о ходе проекта: на оперативных совещаниях, через корпоративную газету и т. п. Рассказывайте об ожидаемых преимуществах, например менеджерам по продажам можно сказать, что их доходы возрастут, так как они будут тратить меньше времени на сбор информации о клиенте.

Шаг 6. Определите свою роль в автоматизации

Успех автоматизации во многом зависит именно от генерального директора и собственника бизнеса. Когда вы у руля и процесс идет, то все осознают – автоматизация нужна. Чтобы максимально уложиться в изначально предполагаемую стоимость автоматизации, вам лично придется вникать во все детали. Одна из главных задач – быть связующим звеном между консультантами, внедряющими систему, и вашими сотрудниками. Договоритесь с подчиненными, что обо всех проблемах, возникающих при внедрении системы, будут сообщать вам (по электронной почте, телефону, при личных беседах).

Пропишите в договоре, что, помимо основных статей бюджета на автоматизацию (стоимость продукта и его внедрение), консультанты за дополнительную плату обязаны отвечать лично вам на возникающие в процессе автоматизации вопросы. К примеру, пропишите, что они обязаны выделять пять часов в месяц специально для ответов на вопросы, поступающие к вам от сотрудников. При этом вам следует сортировать вопросы на те, которые вы решите сами, и те, которые оставите на откуп консультантам. Таким образом вы сможете контролировать процесс внедрения и эффективно расходовать средства на автоматизацию.