Как контролировать продажи

Как контролировать продажиРешение объединяет основные способы контроля продаж, от проверки на достоверность планов по реализации товаров до защиты клиентской базы и анализа эффективности ассортиментной политики. Предложенные рекомендации помогут снизить риски злоупотреблений в этой сфере, а также избежать неоправданного роста дебиторской задолженности.

Как контролировать продажи

Для большинства компаний, занимающихся сбытовой деятельностью, вне зависимости от отрасли их хозяйствования и масштабов, предложенное решение может быть применено в качестве универсального и в этом его основное преимущество. Из недостатков стоит отметить общий рекомендательный характер предложенного подхода.

Если менеджеров по продажам не контролировать, то они вполне могут принимать ключевые для компании решения в свою пользу и на условиях, не всегда приемлемых для бизнеса. Например, предоставить клиенту значительную скидку или отсрочку платежа, предварительно получив вознаграждение в конверте. Результаты подобных действий не заставят себя долго ждать – скидки «съедят» всю маржу , а сама продукция окажется отгруженной на условиях отсрочки платежа сомнительным и непроверенным контрагентам. Как результат, возрастет безнадежная дебиторская задолженность .

Избежать негативных последствий поможет детальная регламентация бизнес-процессов коммерческой деятельности. Как правило, достаточно одного регламента продаж. В нем следует дать описание основных бизнес-процессов (планирование продаж, предоставление скидок и отсрочки платежа, отгрузка продукции и т. д.), а также контрольных процедур, позволяющих снизить риски до приемлемого уровня. Чтобы обеспечить повседневный контроль исполнения регламента, потребуется дополнить должностные инструкции ответственных сотрудников обязанностями по реализации контрольных процедур.

Как исключить возможные риски на этапе планирования продаж

Планирование продаж – прерогатива коммерсантов (подробнее о методике формирования прогнозов реализации см. Как планировать продажи при составлении бюджета ). Но, учитывая важность этого процесса, в регламенте коммерческой деятельности следует предусмотреть участие в подготовке плана продаж не только коммерсантов, но и бухгалтера. Это поможет объективно подойти к оценке потенциала рынка, на котором работает компания, с учетом информации о себестоимости продаж и возможностей выпуска продукции. А также позволит исключить умышленные занижения прогнозных объемов реализации.

Чтобы избежать рисков такого рода, при подготовке плана продаж должны быть учтены:

  • данные по реализации за предыдущий период текущим клиентам и планы коммерсантов по привлечению новых заказчиков;
  • состояние рынка и имеющиеся колебания спроса на продукцию (при наличии сезонной специфики);
  • расходы на продвижение продукции.

Кроме того, в регламенте следует предусмотреть такую контрольную процедуру, как регулярный план-факт анализ исполнения плана продаж.

Как контролировать ценообразование и предоставление скидок покупателям

Чтобы процесс ценообразования в компании сделать прозрачным, а политику предоставления скидок регулируемой, в регламенте коммерческой деятельности следует установить правила формирования и пересмотра прайс-листа на продаваемую продукцию. Это позволит избежать неоправданного завышения или занижения стоимости реализуемой продукции.

Не будет лишним обязать сотрудников согласовывать цены на этапе как установки, так и пересмотра. Так можно будет формировать прайс-лист с учетом информации о себестоимости продукции и требуемой маржинальной прибыли.

Особое внимание в регламенте необходимо уделить правилам предоставления скидок, установив четкие критерии, от которых зависит их размер, например, объем закупки и условия оплаты; отсутствие пророченной задолженности и т. д. В этом случае размер скидки для конкретного клиента будет варьироваться в зависимости от его попадания в ту или иную категорию.

Лично контролируйте предоставляемые скидки покупателям. Проверьте их обоснованность и соответствие установленным правилам. Несоблюдение процедур – это сигнал для приостановки отгрузки и подготовки пояснений со стороны менеджера, отвечающего за продажу.

Совет: чтобы избежать злоупотреблений, функции планирования и контроля лучше разделить между разными подразделениями

Те, кто планирует, не должны контролировать исполнение соответствующих планов. И наоборот. Функции планирования и контроля исполнения можно разделить между подразделениями, оценка результативности которых существенно отличается (бонусы по итогам работы начисляются по совершенно разным показателям). Например, менеджеры по продажам. Первые премируются в зависимости от объемов реализованной продукции, а вторые – по результатам выполнения плана выпуска.

Как отслеживать предоставление отсрочки платежей

Продажа на условиях коммерческого кредита – составная часть стратегии по расширению доли рынка. Между тем бесконтрольное предоставление отсрочек приведет к росту просроченной дебиторской задолженности и снижению качества финансовых показателей. Поэтому следует установить конкретные правила отгрузки в долг. Обычно они регламентируются кредитной политикой. Оптимально разделить клиентов на группы и присвоить им кредитный рейтинг в зависимости от уровня их платежеспособности. Основой для рейтинга может служить балльная система, учитывающая следующие факторы:

  • историю взаимоотношений компании с клиентом;
  • регулярность и объемы закупок продукции компании;
  • наличие признаков риска (адрес массовой регистрации, номинальный директор, незавершенные судебные споры и т. д.);
  • показатели бухгалтерской отчетности клиента и рассчитанные на ее основе финансовые показатели (размер чистых активов , коэффициент текущей ликвидности , оборачиваемость кредиторской задолженности и т. д.).

Балльная система оценки позволит разделить клиентов по группам, для которых будут установлены свои правила отгрузки. Например:

  • группа «А» (высокая кредитоспособность) – наиболее благоприятные условия по предоставлению отсрочки;
  • группа «Б» (средняя кредитоспособность) – минимальная отсрочка;
  • группа «В» (сфера риска) – отгрузка только на условиях 100-процентной предоплаты.

Соответственно, в текущем режиме должна исполняться контрольная процедура по проверке обоснованности предоставленных клиенту рейтинга и отсрочки платежа. Контролируйте исполнение данной процедуры. Если выявили факт нарушения установленных правил, приостановите отгрузку продукции клиенту.

Как определить ответственного за управление дебиторской задолженностью

В регламенте коммерческой деятельности компании или ином документе необходимо зафиксировать порядок управления дебиторской задолженностью. Если отгрузки в долг не единичны, не будет лишним создать специальное подразделение, отвечающее за текущий мониторинг уровня дебиторки и координацию мероприятий по ее взысканию в соответствии с утвержденным алгоритмом действий, к примеру, подготовка письма-напоминания, письма-претензии, включая процедуры взыскания пеней (подробнее об этом см. Как контролировать состояние дебиторской задолженности ).

Как контролировать клиентскую базу

Во избежание утери клиентской базы при переходе «сейлза» к конкуренту следует внедрить IT-контроли , предусматривающие доступ менеджера по продажам только к данным по тем контрагентам, которых он курирует, и ограничивающие возможности для какого-либо копирования информации.

Кроме того, служба безопасности компании должна периодически проверять покупателей – нет ли личных связей между ними и ведущими менеджерами компании. Это позволит исключить ситуацию, когда основной объем продукции приобретается такими аффилированными фирмами за копейки, а затем уже перепродается конечным потребителям.

Как избежать потери клиентов

Несоблюдение компанией сроков исполнения заказов – одна из основных причин ухода клиентов к конкурентам. Поэтому важно наладить регулярный мониторинг реализации заказов и проводить выборочную проверку уже исполненных. Так можно выявить недоработки, которые допускают менеджеры по продажам, и предотвратить недополученные заказы в будущем.

Функции по ведению клиента и контролю исполнения заказа следует разграничить между сотрудниками. К примеру, проверку допустимо поручить работнику, не участвующему в процессе исполнения заказа.

По окончании отчетного периода бухгалтер может ранжировать выполненные заказы по прибыли и на основании этого рекомендовать коммерсантам расширить продажи конкретного товара определенным клиентам или свернуть убыточные позиции.

Реализацию заказов, как и всей сбытовой деятельности в целом, сделать более эффективной позволят также и ключевые показатели эффективности (KPI) менеджеров по продажам. При этом следует помнить, что эти показатели не должны быть привязаны только к объему реализации. В противном случае возможны продажи ради продаж, без учета получаемого финансового результата, или даже фиктивные отгрузки с последующим возвратом товара.

В основу карты ключевых показателей эффективности менеджеров целесообразно заложить маржинальную прибыль от сделки по продаже, дополнив показателями о состоянии уровня дебиторской задолженности.

Кроме этого, для повышения рентабельности продаж и своевременности исполнения заказов необходим и контроль эффективности контрольных процедур.

Ссылка на основную публикацию