Как организовать хранение электронных документов

Как организовать хранение электронных документовОбщие требования к порядку и срокам хранения электронных документов аналогичны порядку и срокам хранения бумажных документов. Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения документов необходимо их перезаписывать на новые носители по мере устаревания прежних. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Целесообразно создать Положение об электронном документообороте организации.

Где хранить документы в электронном виде

Если ваша организация является субъектом малого предпринимательства или количество генерируемых документов не превышает 100 штук в месяц, организуйте архив на физических носителях. На DVD-диске уместится более 1000 документов, также для этих целей можно использовать HDD-накопители. Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A.

Если срок хранения документов составляет 50–75 лет, то их запись на DVD нецелесообразна – такие носители рассчитаны на 20–30 лет. Поэтому для таких документов лучше создать собственный электронный архив. Собственный электронный архив – папка на одном из компьютеров. Системный администратор должен настроить к папке особый доступ. Такой способ организации архива прост, однако папка уязвима с точки зрения безопасности. Решением проблемы может стать электронный архив, созданный на базе систем электронного документооборота (СЭД). Это коммерческие продукты, которые в обмен на одноразовую или абонентскую плату предлагают широкий функционал по хранению, управлению и обеспечению безопасности документов. В такие электронные архивы удобно загружать документы. Как правило, СЭД сами следят за сроками хранения. Поиск той или иной единицы хранения в базе данных не вызывает никаких проблем.

Еще один способ – использовать облачное хранилище для документов. Поставщики услуг систематически увеличивают объемы доступного пользователям дискового пространства, тем самым снижая стоимость единицы хранения информации. При этом доступ к своему архиву вы можете получить с любого устройства, имеющего выход в Интернет.

Совет: не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и можно ли воспроизвести сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронная цифровая подпись

Электронные документы необходимо заверять электронной цифровой подписью. Требования к оформлению электронной цифровой подписи установлены в Законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре. Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или неаккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России. Однако чтобы сдавать налоговую отчетность в электронном виде, ключ надо получать только в аккредитованном удостоверяющем центре. Проверьте, что удостоверяющий центр имеет соответствующую госаккредитацию.

Внимание: по требованию контролирующих органов организация обязана распечатать электронные документы.

Бухгалтерские (налоговые) документы организация вправе хранить в электронной форме. По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде ( ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях ( ст. 314 НК РФ ). Наконец налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде ( ст. 80 НК РФ ). Однако по требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку ( п. 1 ст. 252 , п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Ссылка на основную публикацию