Как обосновать выбор поставщика

Как обосновать выбор поставщикаЕсли нужно выбрать поставщика, постарайтесь принять во внимание не только стоимость закупки, но и все сопутствующие затраты. Уточните, понадобится ли дополнительно оплачивать транспортировку товара, нужно ли страховать груз, примет ли продавец обратно бракованную продукцию или эти потери лягут на вас, придется ли арендовать дополнительные площади хранения и т. д. Как определить, какие именно затраты понесет бизнес, выбрав того или иного поставщика, и как их оценить – подробнее в этом решении.

Как обосновать выбор поставщика

Системный анализ издержек, сопутствующих работе с конкретным поставщиком, – сильная сторона этого решения. Предлагаемую методику можно использовать не только на этапе выбора контрагента, но и в дальнейшем, как средство контроля исполнения продавцом своих обязательств.

Типичная схема отбора поставщиков выглядит так. Подробно и всесторонне оценивается качество предлагаемой продукции (ресурсов), сопоставляются условия поставки и порядок оплаты. Учитывается репутация самих продавцов, история работы с ними. И, конечно, главный критерий – закупочная цена. Такой подход не всегда оправдан. К примеру, можно сэкономить на цене закупки, но потратиться в дальнейшем на транспортировку или хранение.

Чтобы выбор поставщиков был действительно объективен и обоснован, необходимо учитывать связь между качеством ресурсов (количеством, сроками предоставления и прочими натуральными характеристиками) и порядком их оплаты с одной стороны, их полной стоимостью для предпринимателя – с другой.

Определить, с кем из поставщиков целесообразно сотрудничать, можно следующим образом:

  • выявить все затраты, связанные с приобретением ресурса;
  • установить, какие из них могут зависеть от поставщиков;
  • рассчитать общую сумму затрат, в которую обойдется предпринимателю сотрудничество с каждым из рассматриваемых контрагентов, и выбрать тех, чьи условия наиболее выгодны;
  • оценить результаты работы с каждым поставщиком.

Выявить затраты на приобретение ресурсов. Планируя закупку сырья, материалов или товаров для перепродажи, стоит выявить и оценить все затраты, возникающие на каждой стадии его жизненного цикла:

  • создание (получение возможности использовать);
  • использование:
    – подготовка к применению и поддержание в состоянии, пригодном для эксплуатации (по сути содержание и текущий ремонт ресурса);
    – эксплуатация, непосредственное использование по целевому назначению;
    – восстановление утраченных свойств и придание новых свойств;
  • выбытие.

Перечень затрат удобнее представить в виде матрицы жизненного цикла ресурсов. Это таблица, строки которой соответствуют определенным видам ресурсов, а столбцы – стадиям их жизненного цикла (см. таблицу 1. Матрица жизненного цикла ресурсов). На пересечении строк и столбцов – затраты на соответствующий ресурс на конкретной стадии его жизненного цикла (достаточно перечисления, без указания конкретных значений).

Таблица 1. Матрица жизненного цикла ресурсов (фрагмент)

Виды
ресурсов
Стадия 1.
Получение
возможности
использования
ресурса
Стадия 2.
Использование ресурса
Стадия 3.
Выбытие
ресурса
Подготовка
и поддержание
готовности
к использованию
ЭксплуатацияВосстановление
и модернизация
Основные материалыЗатраты на получение юридической и физической возможности использования (поиск поставщика, заключение договора, услуги посредников, транспортировка, погрузка, разгрузка, входной контроль, страхование при перевозке, таможенные пошлины и т. д.)Затраты на хранение, страхование при хранении, на подготовку к передаче в производство и внутренние перемещенияПокупная стоимость, затраты на бракЗатраты на утилизацию отходов и брака

Определить, какие затраты зависят от поставщика. Предстоит выяснить, какие из затрат, отраженных в матрице, зависят от поставщика (напрямую или косвенно, в связи со свойствами поставляемых материалов):

  • затраты на заключение договора в значительной степени зависят от поставщика – от того, насколько рационально у него выстроены коммерческие процессы вообще и договорная работа в частности;
  • затраты на транспортировку. Несомненно, зависят. Их может не быть, если доставку берет на себя поставщик. Если же они ложатся на предпринимателя, их величина будет напрямую зависеть от месторасположения продавца. На них также будут влиять факторы, связанные со свойствами материалов, – например, требования к условиям транспортировки, особенности упаковки и т. д.;
  • затраты на страхование при транспортировке. Аналогично расходам на транспортировку если доставку поставщик берет на себя, то и все риски порчи и утраты при транспортировке лежат на нем. Поэтому у предпринимателя нет необходимости страховать перевозимые материалы. В обратном случае сумма страховой премии будет зависеть в том числе и от расстояния, на которое транспортируются материалы, то есть от месторасположения продавца;
  • затраты на входной контроль. Несомненно, зависят от продавца. Если качество поставляемых материалов стабильно, то входной контроль может быть выборочным или отсутствовать;
  • затраты на хранение (в т. ч. и сопутствующие потери). На них влияют как минимум три зависящих от поставщика фактора. Во-первых, требования к условиям хранения материалов, определяемые продавцом. Следование им может обернуться дополнительными издержками. Во-вторых, минимальный объем поставки, установленный опять же продавцом. Если он выше, чем нужно предпринимателю, ему потребуется большая площадь складских помещений. Это тоже может вызвать дополнительные затраты. При этом деньги окажутся «замороженными» в запасах. Третий фактор – используемая упаковка. Например, качественная тара позволяет удержать потери лакокрасочных материалов в пределах 3 процентов. Из-за некачественной упаковки потери на проливание и пересыхание могут доходить до 20 процентов;
  • затраты на брак (по вине поставщика). Аналогично затратам на входной контроль – напрямую зависят от качества поставляемых материалов;
  • затраты на подготовку к передаче в производство. Тоже непосредственно зависят от свойств материалов, их качества, используемой упаковки и т. д.

Получается, что большинство затрат, связанных с ресурсом «Основные материалы», в той или иной степени зависит от поставщика. Поэтому управление взаимодействием с продавцами становится фактически управлением рассмотренными затратами, равно как и наоборот.

Выбрать продавца. Обосновать выбор контрагента поможет специальный отчет «Оценка поставщиков», представленный в таблице 2. В нем перечисляются затраты из матрицы жизненного цикла ресурсов, но только те, что действительно зависят от продавца. Их нужно будет оценить (на основании действующих условий поставки, коммерческих предложений и другой информации), а затем просуммировать в детализации по контрагентам. Остается проранжировать поставщиков по сумме затрат и выбрать наиболее выгодного.

Формируя этот отчет, нужно учитывать следующее:

  • данные об издержках лучше приводить в расчете как на одну партию, так и на весь объем поставки (на год). Это связано с тем, что затраты по различным статьям могут иметь разный характер поведения. В частности, расходы на заключение договора возникают один раз (за все время действия договора), на входной контроль и транспортировку зависят от количества партий (поставок) за период, а затраты на хранение в большей степени связаны с продолжительностью периода, чем с количеством поставок;
  • некоторые затраты могут возникать при работе только с отдельными поставщиками. Например, по данным таблицы 2 поставщик 3 (в отличие от своих конкурентов) берет на себя транспортировку материалов;
  • для сравнения поставщиков не обязательно точно определять величину затрат. Статьи, условия по которым у всех контрагентов примерно одинаковы, для упрощения расчетов можно обнулить. В таблице 2 этот прием использован в отношении затрат на хранение материалов.

Таблица 2. Оценка поставщиков

ПоставщикиЦена,
руб./шт.
Количество
материалов,
закупаемых
в течение
года, шт.
Количество
партий
(поставок)
в течение
года, шт.
ЗатратыИтого затрат
в расчете
на год, руб.
(гр. 5 + гр. 7 + гр. 9 + гр. 11)
Ранг
поставщика
Стоимость
приобретения
в расчете на год,
руб.
(гр. 2 × гр. 3)
Затраты
на транспортировку,
руб.
Затраты
на входной
контроль,
руб.
Затраты
на хранение,
руб.
на
партию
в расчете
на год
(гр. 6 × гр. 4)
на
партию
в расчете
на год
(гр. 8 × гр. 4)
на
партию
в расчете
на год
(гр. 10 × гр. 4)
12345678910111213
Поставщик 16612 0008792 00014 000112 0001200960000913 6003
Поставщик 26812 0004816 00022 00088 0001000400000908 0002
Поставщик 37212 0006864 00000400240000866 4001

В примере, представленном в таблице 2 наиболее выгодным выглядит поставщик 3. При том, что предлагаемая им цена выше, чем у конкурентов, общие затраты при работе с ним будут наименьшими. И наоборот, поставщик 1, предлагающий наименьшую цену, стал лидером по итоговой величине затрат.

Оценить результаты работы с выбранным поставщиком. Для мониторинга результатов работы с поставщиками можно дополнить таблицу 2 фактическими данными. Такой отчет позволит отслеживать исполнение продавцами своих обязательств. Ведь плановые затраты на сотрудничество с ними отражают только обещания.

Результаты мониторинга могут быть использованы для определения стоимости заготовляемых материальных ресурсов. Представленная таблица – фактически учетный регистр. Собирая затраты в разрезе отдельных поставщиков, далее можно их адресно относить на отдельные группы и виды материалов (получаемых от конкретного продавца).

Реструктурировать внутренние процессы. Вполне возможно, что в результате анализа затрат, проведенного с помощью матрицы жизненного цикла ресурса, будут выявлены внутренние процессы, которые следует изменить. Например, предприниматель может прийти к выводу о целесообразности передачи функции транспортировки поставщику или инициировать изменения в организации складского хозяйства.

Ситуация: как усовершенствовать реестр договоров с поставщиками

Как правило, реестр договоров с поставщиками представляет собой справочник, содержащий только основные параметры контрактов: номер, дату заключения, срок действия и т. д. Однако этот документ можно усовершенствовать – включить в него дополнительные поля, с помощью которых будут обеспечены учет, контроль, анализ и планирование взаимодействия с поставщиками.

Структура и содержание такого регистра будут зависеть от целого ряда факторов, например:

  • отрасли деятельности предпринимателя;
  • вида ресурсов, поставляемых продавцами;
  • количества и качества поставщиков;
  • особенностей договорной работы.

Например, пусть предприниматель работает в сфере розничной торговли и арендует площади в нескольких десятках объектов. Реестр договоров аренды будет содержать перечень объектов недвижимости, для каждого из которых необходимо предоставить следующую информацию:

  • данные об объекте: место расположения; краткое описание (отдельно стоящее здание, выделенное помещение в здании и т. д.); арендуемая площадь;
  • общие условия договора: наименование арендодателя; номер договора; дата его заключения; срок действия; возможность досрочного расторжения;
  • данные об арендной ставке: возможность и основания пересмотра; предыдущая и действующая ставки; информация о последних изменениях (дата, основания, номер дополнительного соглашения и т. д.); сведения о среднерыночной ставке на подобные объекты; общая сумма арендного платежа. Это главный параметр договоров аренды (такой показатель нужно определить и в любом другом реестре). По нему должна быть подробно рассмотрена история вопроса по каждому контрагенту. Это позволяет прогнозировать развитие событий – с точки зрения как тенденций рынка, так и действий арендодателей;
  • прочие финансовые и экономические условия договора: порядок оплаты; штрафы и пени; условия предоставления коммунальных и прочих (парковка, охрана и т. д.) услуг; условия по неотделимым капитальным улучшениям; условия по компенсации затрат на текущий ремонт; общие расходы на арендуемый объект, в том числе в расчете на 1 км или 1 м. Эти данные позволяют рассчитать общие затраты предпринимателя на арендуемый объект, анализировать и сопоставлять условия по разным договорам (например, по одному объекту ставка арендной платы невелика, но все сопутствующие услуги необходимо оплачивать отдельно; по другому – ставка выше, но включает в себя все услуги; где-то нужно делать ремонт помещений, где-то нет и т. д.), делать выводы – сотрудничество с каким арендодателем выгоднее, кто из менеджеров лучше работает с рассматриваемыми контрагентами;
  • намерения и действия арендодателя в отношении изменения арендной ставки (и других условий договора): ближайший срок пересмотра ставки (по договору); наличие у арендодателя предпосылок для изменения ставки; прогнозируемое изменение ставки, которое может предложить арендодатель; фактически предпринятые арендодателем действия;
  • планируемые и фактические действия арендатора в отношении изменения арендной ставки (и других условий договора): наличие у арендатора предпосылок для изменения арендной ставки; планируемое изменение ставки, которое собирается предложить арендатор; фактические действия арендатора по ее изменению; достигнутый результат.

Перечень отражаемых в реестре параметров довольно большой, и на практике для его формирования и ведения удобно использовать Excel.

Ссылка на основную публикацию