Какую информацию о клиентах необходимо включать в базу данных

Tвитнуть

Какую информацию о клиентах необходимо включать в базу данных Клиентов будет проще сделать лояльными и постоянными, если вы будете сохранять подробную информацию об их поведении. Рекомендуется разбить сведения на три блока:

справочная информация;
взаимодействие с клиентом;
отношения с клиентом.

Чтобы точно определить, какую информацию включать в базу данных, составьте портрет клиента.

Информацию о клиентах в базе данных

Блок 1. Справочная информация

В этом блоке укажите:

наименование фирмы, ее местоположение, контактную информацию (если вы работаете в секторе b2c, то Ф. И. О. клиента и контактную информацию);
руководящий состав: генеральный директор, заместители, директор отдела продаж, главный бухгалтер и т. д. Пригодятся их личные данные, возможности обратной связи, график работы;
временной промежуток, когда можно звонить клиенту. Например, клиент доступен для телефонных разговоров только с 10:00 до 14:00;
удобный способ коммуникации: кому-то удобно общаться по телефону, кому-то – по e-mail, sms, WhatsApp или Telegram. Здесь также может быть записано, в какое время какой способ связи предпочтительнее.

Регулярно обновляйте, дополняйте и корректируйте данные.

Блок 2. Взаимодействие с клиентом

В этом разделе по каждому клиенту запишите:

как идет процесс обслуживания клиента: на каком этапе находится текущий заказ, где находится заказанный товар, рассчитался ли клиент за оказанные услуги и проданные товары;
периодичность, с которой обращается клиент в компанию: разовое случайное посещение, редко, постоянный клиент;
предпочтения клиента в плане покупок: что любит покупать, в каком объеме и количестве, какие цвета предпочитает. Так вы сможете обслужить клиента лучшим образом, в некотором смысле даже предугадать его спрос. Клиенту будет приятно такое внимание, он станет рекомендовать вашу компанию.

Пример. Частым постояльцам отеля могут бронировать любые номера, приносить в номер один и тот же набор полотенец, мыла, напитков, готовить те же завтраки, что и в предыдущие посещения, даже если это не предусмотрено стандартным купленным и оплаченным пакетом услуг. Все эти данные записаны в базе данных клиентов.

Блок 3. Отношения с клиентом

В этом разделе накапливается информация, которая не имеет непосредственного отношения к бизнесу и деловым отношениям с клиентом, но важна. Это дни рождения клиентов, их хобби, увлечения (охота, рыбалка). Для сектора b2b пригодятся данные о любимой спортивной команде, за которую болеет, дни рождения жены и детей. Если у вас есть важный клиент и вы на день рождения подарите ему билет на матч любимой команды, то можно быть уверенным: его расположение к вам и вашей компании вырастет. А также увеличится сумма заказа. Если нет возможности делать дорогие подарки, можно обойтись и простым поздравлением даже по телефону: искренние поздравления и пожелания также будут важны и ценны.

Поздравлять с днем рождения, с Новым годом и другими праздниками нужно всех клиентов. Они как минимум могут вас порекомендовать. Вся информация должна присутствовать в вашей базе данных клиентов с соответствующими пометками: «Позвонить», «Поздравить», «Подарить футболку (клюшку для гольфа)» и т. д.

Как управлять клиентской базой

Excel. Ведение базы в Excel подходит малому бизнесу. Здесь удобно записывать различную информацию по каждому клиенту, выстраивать иерархию информации. Например, в разных листах Excel можно представить данные нужным образом: «Услуги», «Клиенты», «Телефоны», «Договоры» – соответствующие данные будут записаны в своем листе. То же самое внутри листа.

CRM. База данных на основе CRM – более совершенная система. В ней есть инструмент для сохранения истории диалога с клиентом – переписки по электронной почте, телефонных звонков. Есть возможность прослушать телефонные звонки менеджеров, размещать задания, отслеживать качество работы. В подобном программном обеспечении есть набор инструментов, позволяющих прямо из информационных блоков собрать, организовать и формировать документы: договоры, квитанции, счета.

Совет: чтобы менеджеры не похитили базу, разбейте процесс продаж на три этапа.

Если вы хотите избежать хищения баз, внедрите в компании систему конвейерных продаж. Для этого разделите процесс продажи как минимум на три этапа:

привлечение клиентов: отдельная группа продавцов занимается обзвоном «холодных» клиентов, цель – заинтересовать покупателя, превратив его в «теплого» заказчика;
продажа: на этом этапе отдельная группа продавцов превращает потенциального покупателя в реального, то есть основная задача – продать;
аккаунт: этап конверсии покупателей в постоянных клиентов. Это группа менеджеров, которые занимаются повторными продажами, расширением чека.

С точки зрения риска потерять заказчиков последний этап, казалось бы, самое проблемное звено в системе. Однако к моменту перехода в категорию постоянных клиенты уже никак не связаны с конкретным сотрудником – только с самим продуктом или услугой, которую привыкли потреблять.