Торжественное открытие: обратиться к агентству или организовать самостоятельно

Tвитнуть

Торжественное открытие Вы выбираете между самостоятельной организацией торжественного мероприятия по открытию бизнеса и обращением в профессиональное агентство. Понадобится учесть не только расходы, но и другие факторы.

Преимущества и недостатки профессионального агентства

опыт в организации мероприятий;
организация программы любого уровня;
индивидуальный подход;
гарантия проведения мероприятия на высоком уровне.

Обращаясь в агентство, предприниматель перекладывает почти все организационные моменты на плечи специалистов, в том числе написание сценария, привлечение артистов и ведущих, выбор декоративных элементов оформления, аренду технического оборудования и помещения (по необходимости).

Единственным недостатком организации мероприятия станет высокая стоимость. Комиссия за организацию мероприятия зависит только от аппетитов агентства и может доходить до 100 процентов и более.

Совет: в какие периоды выгодно обращаться к услугам агентств.

Бизнес по организации праздников характеризуется сезонностью, которая выражается в стоимости услуг. Соответственно, в рождественские и новогодние праздники, в конце февраля и первой декаде марта, майские праздники, а также в сезон свадеб и выпускных из детских садов, школ и университетов цены на услуги агентств по организации праздников увеличиваются в 3–7 раз по сравнению, например, с осенним периодом.

Однако некоторые агентства предлагают существенные скидки, если заказчик обращается за услугой за несколько месяцев до планируемого торжественного события. Такой подход выгоден и для предпринимателя, и для агентства, ведь благодаря большому запасу времени сотрудники агентства смогут организовать мероприятие на высоком уровне.

Можно ли организовать мероприятие по открытию самостоятельно

Любой проект требует грамотного подхода и управления. Мероприятие можно организовать силами сотрудников при следующих условиях:

1. Небольшое мероприятие, рассчитанное на аудиторию до 30 человек.

2. Не планируется приглашать известных личностей, например артистов.

Чтобы привлечь артиста на торжественное открытие, необходимо заинтересовать его соответствующим гонораром и организовать требуемые им технические и бытовые рабочие условия. Размер гонорара и серьезность требований напрямую зависят от известности артиста. Часто гонорары исчисляются шестизначными цифрами, что на начальном этапе бизнеса может позволить себе лишь малая часть предпринимателей. Более того, договориться об участии исполнителя на торжественном мероприятии по открытию бизнеса – задача не самая простая и зачастую неподвластная рядовым сотрудникам.

3. Шаблонная концепция.

Некоторые мероприятия не требуют креативного подхода, разработки сложного сценария, серьезного технического оснащения. Можно ограничиться:

аркой из шаров для украшения входа;
одним промоутером для раздачи флаеров, оповещения людей об открытии и скидках.

4. Не требуется установка звукового и светового оборудования, а также проекторов и экранов.

5. Не требуется установка сцены и шатров.

Если хотя бы одно из этих условий не соблюдается, то сотрудники, не имеющие опыта в организации и проведении мероприятий, могут не справиться с поставленной задачей, даже если вы составите четкий план и установите дедлайны по каждому пункту. В результате торжественное открытие будет провалено, что негативно отразится на имидже компании и не позволит достичь поставленных целей.