Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпуск (часть 3)

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпуск (часть 3)Начало: какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпуск (часть 2)

Нужно ли сотрудника уведомить о предстоящем по графику отпуске

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Например, можно оформить уведомление о предстоящем отпуске в произвольной форме. Другой вариант: составить приказ об отпуске по форму № Т-7 графика отпусков или самостоятельно разработанную форму дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска.

Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска во всех указанных выше случаях будут соблюдены.

Аналогичные разъяснения даны в письме Минтруда России от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1, а также пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Обязательно ли сотруднику писать заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск не в те дни, что указаны в графике, или в графике нет точных дат начала и окончания отпуска, то он должен написать заявление в произвольной форме.

Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика.

Ситуация: за какой срок сотрудник должен написать заявление о предоставлении ежегодного отпуска

Законодательство данный срок не регламентирует.

Это объясняется тем, что в этом нет необходимости. Основанием для предоставления отпуска вне графика, то есть по заявлению, является не заявление само по себе, а соглашение между сотрудником и работодателем о предоставлении отпуска в сроки, указанные в заявлении. Поэтому работодатель исходя из фактической производственной обстановки может как принять заявление сотрудника и отпустить его в отпуск, например, через неделю, так и отказать в предоставлении отпуска, даже если сотрудник подаст заявление за месяц до предполагаемой даты отпуска.

В то же время, чтобы упорядочить кадровые процедуры в организации, работодатель может самостоятельно определить в локальных документах минимальный срок, в который сотруднику следует предупреждать о своем желании пойти в отпуск. При установлении такого срока необходимо учитывать:

  • обязанность работодателя соблюдать минимальный трехдневный срок выплаты отпускных;
  • время, необходимое на поиск подходящей замены сотруднику на период его отсутствия.

Исходя из указанного работодатель может определить такой срок, например в две недели, проведя аналогию с ситуацией, когда сотрудник использует отпуск по графику и работодатель уведомляет его об этом не позднее чем за две недели. При этом, добавляя такое условие в локальный акт, необходимо сделать оговорку, что оно не будет распространяться на сотрудников, которым трудовым законодательством предоставлено право брать отпуск в требуемое им время, без учета мнения работодателя (ст. 122, 123 ТК РФ).

Правомерность таких выводов следует из совокупности положений статей 8, 123, 136 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: может ли сотрудник подать одно заявление на несколько отпусков

Да, может.

По общему правилу отпуск предоставляется по графику (ст. 123 ТК РФ). В то же время законодательство допускает при необходимости перенос отпуска, деление отпуска на части и предоставление отпуска по соглашению – в отношении тех сотрудников, которые приняты на работу после утверждения графика отпусков. В указанных случаях от сотрудника требуется заявление, при этом порядок оформления заявлений Трудовым кодексом РФ не регламентирован. Указанное позволяет сделать вывод, что одно заявление на отпуск может быть составлено и на разные периоды, то есть на несколько отпусков.

Вместе с тем, для удобства кадрового производства и принятия решения руководителем организации по каждому периоду отпуска отдельно рекомендуем все же попросить сотрудника оформить несколько заявлений – на каждый из периодов. При этом если сотрудник откажется переписывать заявление, то основания не принимать единое заявление на несколько отпусков у работодателя отсутствуют.

Ситуация: какие документы должна представить сотрудница для оформления ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам

Помимо заявления на отпуск, сотруднице нужно представить справку о своей беременности.

Работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск беременной женщине по ее требованию независимо от стажа работы в организации или запланированных дат отпуска в графике отпусков (ст. 260, 122 ТК РФ). Для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска женщина должна подать заявление, приложив к нему документ, подтверждающий беременность, например справку из медучреджения или женской консультации (письмо Роструда от 18 марта 2008 г. № 659-6-0).

Отказать в предоставлении отпуска в описанной ситуации работодатель может только в том случае, если сотрудница уже использовала все ежегодные отпуска, в том числе за текущий рабочий год авансом.

Как составить приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск необходимо составить приказ о предоставлении отпуска. Приказ на отпуск подписывает руководитель или уполномоченное им лицо, например директор по персоналу. После чего с приказом нужно ознакомить под подпись и самого работника.

Совет: для оформления приказа на отпуск можно использовать унифицированные формы: индивидуальную № Т-6а – на случай если в отпуска идут сразу несколько сотрудников. Кроме того, работодатель может использовать самостоятельно разработанную форму
Ситуация: как в приказе на отпуск указать период работы, за который сотруднику предоставляют отпуск

В приказе на отпуск в графе «за период работы» нужно всегда указывать индивидуальный рабочий год сотрудника, за который ему предоставляют отпуск.

У сотрудника за каждый год работы возникает право на отпуск (ст. 122 ТК РФ). В приказе на отпуск в качестве периода нужно указать тот рабочий год, за который сотрудник использует отпуск (письмо Роструда от 14 июня 2012 г. № 854-6-1). Это может быть как текущий рабочий год, так и более ранние, если у сотрудника накопились неиспользованные отпуска за прошлые годы.

Рабочий год, как правило, не равен календарному. Потому что начало первого рабочего года отсчитывают с момента приема сотрудника на работу. Например, если сотрудник устроился на работу 1 декабря 2016 года, то его первый рабочий год в общем случае – это период с 1 декабря 2016 года по 30 ноября 2017 года. Второй рабочий год – с 1 декабря 2017 года по 30 ноября 2018 года и т. д.

Однако рабочий год может быть сдвинут, если в течение этого года возникнут периоды, не дающие права на отпуск.

Независимо от того, каким получился рабочий год: стандартным или удлиненным, в приказе на отпуск всегда отражайте его полностью. Это же правило действует независимо от того, как предоставлен отпуск:

  • авансом или нет;
  • полностью за весь год или частично.
Пример заполнения в приказе на отпуск графы «за период»

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2017 года. С 14 ноября 2017 года с согласия работодателя ему предоставили ежегодный основной отпуск на 14 календарных дней из возможных 28. Отпуск предоставлен авансом: до того, как сотрудник отработал в организации 6 месяцев.

При заполнении приказа на отпуск по форме № Т-6 в графе «за период работы» специалист отдела кадров указал первый рабочий год сотрудника с 11 октября 2017 года по 10 октября 2018 года. То, что отпуск предоставлен авансом и не на все 28 дней, а только на 14, на определение периода, за который предоставляют отпуск, и его отражение в приказе никак не влияет.

Ситуация: как в приказе на отпуск указать период работы, если у сотрудника есть неиспользованные отпуска за несколько лет. Отпуск предоставляют только за один год

Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и руководителя организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.

Таким образом, в приказе на отпуск в графе «за период работы» можно указать как рабочий год, за который сотруднику положен очередной отпуск по графику отпусков, так и рабочий год, за который сотрудник не использовал отпуск ранее. Аналогичной точки зрения придерживается Роструд в письмах от 14 июня 2012 г. № 854-6-1 и от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.

При этом с целью последовательного погашения задолженности по отпуску рекомендуется все же закрывать рабочие годы по порядку: от более раннего к более позднему.

Пример оформления отпуска, если сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году

Экономист организации А.С. Кондратьев принят на работу 11 октября 2015 года.

За период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года (первый рабочий год) Кондратьев по производственной необходимости в отпуске не был. Отпуск за этот период он перенес на следующий год. В 2017 году Кондратьев имеет право на отпуск в размере:

28 календарных дней за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;

28 календарных дней за период с 11 октября 2016 года по 10 октября 2017 года.

Кондратьев был в отпуске:

с 3 по 30 апреля 2017 года – 28 календарных дней;

с 1 по 14 июля 2017 года – 14 календарных дней;

с 5 по 18 ноября 2017 года – 14 календарных дней.

При заполнении формы № Т-6 бухгалтер указал периоды, за которые сотруднику предоставлен отпуск:

с 3 по 30 апреля 2017 года – 28 календарных дней – за период с 11 октября 2015 года по 10 октября 2016 года;

с 1 по 14 июля 2017 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2016 года по 10 октября 2017 года;

с 5 по 18 ноября 2017 года – 14 календарных дней – за период с 11 октября 2016 года по 10 октября 2017 года.

Ситуация: как в приказе на отпуск указать период работы, если у сотрудника есть неиспользованные отпуска за несколько лет. Отпуск предоставляют сразу за несколько лет

Если у сотрудника остались неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска за несколько лет и в текущем году сотрудник решил всеми ими сразу воспользоваться, то в приказе о предоставлении отпуска в строке «за период работы» следует указать:

  • совокупный период из нескольких рабочих годов, которые следуют подряд, например «с 1 сентября 2015 года по 31 августа 2017 года»;
  • несколько рабочих годов через запятую, если они идут непоследовательно, например «с 1 сентября 2014 года по 31 августа 2015 года, с 1 сентября 2016 года по 31 августа 2017 года».

В то же время в разделе А «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» приказа укажите общее число дней предоставляемого отпуска независимо от того, за сколько лет и за какие рабочие годы эти дни предоставляют.

Пример оформления предоставления отпуска сотруднику за несколько лет сразу

Сотрудница организации «Альфа» Е.Э. Громова не полностью использовала отпуска. В 2017 году она использует накопившиеся дни отпуска за 2015 год – 1 календарный день, за 2016 год – 28 календарных дней и часть отпуска за 2017 год – 3 календарных дня. Общая продолжительность отпуска составляет 32 (1 + 28 + 3) календарных дня.

Громова принята на работу 29 декабря 2014 года. Периоды работы, за которые предоставляют отпуск, – с 29 декабря 2014 года по 28 декабря 2015 года, с 29 декабря 2015 года по 28 декабря 2016 года, с 29 декабря 2016 года по 28 декабря 2017 года.

На основании заявления сотрудника отдел кадров подготовил приказ по унифицированной форме № Т-6.

Ситуация: как в приказе на отпуск указать период работы, если сотрудник принят по срочному трудовому договору на срок менее одного года

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют сотруднику за каждый рабочий год (ст. 122, ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Исключение составляют временные до двух месяцев и сезонные сотрудники (ст. 291, 295 ТК РФ). Тот факт, что сотрудник принят по срочному трудовому договору, на порядок определения периода, за который предоставляют отпуск, никак не влияет. Кроме того, истечение срока трудового договора еще не означает его автоматическое прекращение (ч. 1 ст. 79, ч. 4 ст. 58 ТК РФ). При необходимости трудовые отношения с сотрудником могут быть продолжены.

Исходя из указанного можно сделать вывод, что в приказе на отпуск следует отражать рабочий год сотрудника независимо от длительности заключенного с ним трудового договора. Например, если сотрудник принят на 10 месяцев с 1 сентября 2016 года по 30 июня 2017 года, то в приказе на отпуск в графе «за период работы с» следует указать «с 1 сентября 2016 г. по 31 августа 2017 г.».

Ситуация: сколько приказов на отпуск нужно оформить, если его предоставляют сразу на несколько лет

Трудовое законодательство не устанавливает обязанности оформлять неиспользованные отпуска за прошлые годы отдельными приказами. Поэтому при предоставлении ежегодных отпусков, например за текущий рабочий период и неиспользованный отпуск за предыдущий рабочий год достаточно издать один приказ..

Ситуация: сколько приказов на отпуск нужно оформить на внутреннего совместителя

Два приказа, отдельно по каждому месту работы.

Если сотрудник является внутренним совместителем, то есть числится в одной организации и совместителем, и основным сотрудником, то для предоставления ему отпуска оформите два приказа по форме № Т-6а можно составить, если организация использует унифицированные формы документов и в отпуск идут два или более сотрудника. При этом указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не устанавливают ограничений по принципам включения сотрудников, идущих в отпуск, в указанную форму. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определить, по какому принципу включать нескольких сотрудников в единый приказ о предоставлении отпуска. На практике в качестве критерия издания коллективного приказа на отпуск вместо индивидуальных служит близость времени ухода сотрудников в отпуск. В зависимости от числа сотрудников, особенностей работы организации, сезона это могут быть, например, месяц, декада или неделя.

Общий порядок составления приказа по форме № Т-6а аналогичен порядку заполнения индивидуального приказа на отпуск по форме № Т-6.

Как оформить записку-расчет на отпуск

На основании приказа на отпуск бухгалтер оформляет записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60 или самостоятельно разработанной форме, и начисляет сотруднику отпускные.

Пример оформления лицевой стороны записки-расчета в коммерческих организациях

Сотрудник организации А.С. Кондратьев уходит в очередной отпуск. Лицевую сторону записки-расчета по форме № Т-60 заполнил и подписал ответственный за ведение кадрового учета сотрудник.

Кроме того, сотрудник кадровой службы должен внести сведения об отпуске в раздел VIII личной карточки сотрудника (форма № Т-2). Аналогичную информацию внесите в лицевой счет (форма № Т-54а).

Как оформить перенос отпуска сотрудника

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

  • во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;
  • сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала.

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускают:

  • если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;
  • если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В этом случае перенесенный отпуск работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляли. Исключение составляют отдельные категории работников и госслужащие, в отношении которых эта норма действует с ограничением;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации. Например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ.

Запрещено переносить на следующий рабочий год ежегодный оплачиваемый отпуск:

  • сотрудникам в возрасте до 18 лет;
  • сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда.

Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки, а именно уточненные даты отпуска позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Если перенос отпуска происходит уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме.

Пример документального оформления переноса отпуска сотрудника

Менеджер организации «Альфа» А.С. Кондратьев написал заявление о предоставлении части отпуска, не использованной в связи с болезнью в период ежегодного отпуска. На основании заявления генеральный директор А.В. Львов издал приказ о переносе отпуска, а ответственный за ведение кадрового учета сотрудник внес изменения в личную карточку сотрудника.

Ситуация: можно ли перенести отпуск, если сотруднику уже выплачены отпускные

Да, можно.

Трудовой кодекс РФ не устанавливает каких-либо ограничений для переноса отпуска, в случае если сотруднику уже выплачены отпускные.

При переносе отпуска в рассматриваемой ситуации удержать выданные отпускные по собственной инициативе работодатель не вправе, поскольку такого основания закон не предусматривает (ст. 137 ТК РФ). Попросите сотрудника вернуть ранее полученную сумму отпускных в кассу организации. Если он откажется возвратить денежные средства, то зачтите выплаченную сумму в счет аванса по зарплате за месяц, на который изначально был запланирован отдых. Иной подход означал бы фактическую двойную оплату одного и того же периода.

>Ситуация: какие документы нужно оформить, если сотрудник заболел во время отпуска

Вопрос на этот ответ зависит от того, будет ли сотрудник переносить отпуск или продлевать его.

Неиспользованные из-за болезни дни отпуска сотрудник может использовать сразу после выздоровления – в этом случае речь идет о продлении отпуска. Кроме того, использовать такие дни сотрудник может в любое другое удобное для него время – в этом случае речь идет о переносе отпуска. Именно такие возможности предусмотрены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: обязан ли работодатель продлевать отпуск сотрудника, если перед началом отпуска сотрудник ушел на больничный по уходу за ребенком

Нет, не обязан, за исключением случаев, когда возможность продления закреплена в локальном акте организации.

Перенос отпуска на иную дату из-за болезни возможен лишь в случае нетрудоспособности самого сотрудника (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Уход за больным членом семьи, ребенком к указанному случаю не относится (п. 2 ч. 1 ст. 5 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Однако если возможность продления отпуска сотруднику с целью ухода за заболевшим членом семьи предусмотрена локальным нормативным актом организации, то отпуск нужно продлить и в случае болезни родственника сотрудника. Такой вывод следует из абзаца 4 части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ и разъяснен в письме Роструда от 1 июня 2012 г. № ПГ/4629-6-1.

Начало:

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпуск (часть 1, часть 2)

Ссылка на основную публикацию