Как провести собеседование
Для подготовки к собеседованию рекомендуется:
- определить ответственного за проведение собеседования и всех участников оценки;
- изучить заявку на подбор персонала (при наличии) и перечень компетенций;
- выбрать инструменты и методы проведения собеседования;
- разработать вопросы для собеседования;
- определить структуру собеседования;
- оформить документы для проведения собеседования: план собеседования, анкету соискателя, формы для профессионального тестирования и анкетирования и т. д.;
- подготовить презентацию организации и свободной вакансии;
- организовать пространство для проведения встречи и определить время для собеседования, сообщить о месте и времени соискателю и членам кадровой комиссии;
- решить иные организационные вопросы: заказать пропуск в здание, получить доступ к определенной базе данных и т. п.
Как проводить собеседования
Кого назначить ответственным за проведение собеседования
В зависимости от штата компании, организации процесса оценки кандидатов и сложности вакансии собеседование может проводить специалист по подбору персонала, руководитель подразделения или руководитель организации.
Как правило, руководитель организации проводит собеседования, когда:
- в организации пока нет службы персонала или ответственного за подбор кадров;
- служба персонала имеется, но руководитель по тем или иным причинам не может воспользоваться ее услугами. Например, вакансия требует оперативного закрытия, а служба персонала чрезмерно загружена заявками на подбор из других отделов или подбирается замена на одного из сотрудников службы персонала;
- подбирают сотрудника, который будет находиться в непосредственном подчинении у руководителя. В этом случае руководитель оценивает не только профессиональные качества кандидата, но и личную симпатию к нему, схожесть взглядов, ценностей и т. д.
Какие документы являются основой для составления вопросов
Если в организации разработана заявка на подбор персонала , изучите ее. Возможно, ранее по этой должности был разработан профиль должности, он также является важным источником информации о вакансии.
Еще раз изучите описание позиции. Данная информация является основой для составления вопросов для собеседования и выбора инструментов и методов оценки кандидатов.
Как выбрать инструменты и методы оценки кандидатов
После анализа заявки на подбор персонала выберите в зависимости от сложности вакансии соответствующие методы и инструменты оценки. Для этого изучите требования к вакансии и найдите те варианты оценки, которые позволят грамотно и полно оценить данные требования, исключая социально ожидаемые ответы и ложь.
К наиболее эффективным, а потому популярным методам оценки кандидатов относят:
- различные варианты собеседования, например, по компетенциям, ситуационное, стрессовое и пр.;
- кейс-задания;
- пробные задания;
- тестирование профзнаний, интеллекта и личностных качеств;
- деловые игры;
- психолингвистический анализ речи соискателя.
Как подготовить вопросы для собеседования
Исходя из выбранного метода оценки заранее подготовьте единые для всех кандидатов вопросы, которые помогут выявить и оценить профессиональные и личностные качества, необходимые для успешной работы на свободной должности.
Для этого изучите заявку на подбор персонала или профиль должности. Зная, какие требования предъявляют к вакансии, легко составить вопросы.
Например, если в заявке указаны требования к управленческому опыту сотрудника, то в план собеседования рекомендуется включить вопросы:
- расскажите о последнем проекте, который вы возглавляли;
- сколько у вас в подчинении было сотрудников;
- с какими трудностями вы столкнулись в управлении подчиненными;
- как были решены эти трудности;
- как после этого изменились ваше поведение и способы управления коллективом;
- к какому выводу вы пришли и т. д.
Далее изучите функционал и основные задачи, которые кандидат должен уметь решать. Выделите 5–10 наиболее актуальных навыков, которые понадобятся, чтобы успешно решать данные задачи. Составьте вопросы или кейсы, которые помогут оценить эти навыки, а также готовность кандидата к возможным трудностям.
Сформулируйте вопросы таким образом, чтобы кандидат в ответ рассказал, что конкретно он будет делать, если такие задачи перед ним будут поставлены, а также привел пример конкретной ситуации, когда он смог справиться с аналогичными заданиями.
При этом не используйте длинные и сдвоенные формулировки. Кандидат на собеседовании часто находится в стрессовом состоянии, и ему тяжело воспринимать витиеватые вопросы и давать на них ответы. Поэтому, чтобы вопросы были легкими для восприятия, четко помните о цели каждого, сделайте их короткими, используйте простые слова или хорошо известную терминологию.
Вопросы для оценки профессионального опыта и знаний проверьте сначала на сотрудниках, которые работают в аналогичной должности. Попросите их ответить на все или несколько вопросов. Запишите правильные ответы, по ним будет проще оценивать ответы кандидатов. Также попросите у сотрудников рекомендации, как лучше спросить, чтобы оценить необходимый опыт и профессиональную компетенцию.
Также заранее подготовьте для каждого кандидата индивидуальные вопросы. Основой таких вопросов являются анализ резюме кандидата и информация из социальных сетей, отзывы коллег и бывшего руководителя, а также новые сведения, полученные в ходе телефонного интервью.
А чтобы интервью было интересным и дало всю необходимую информацию, используйте разные типы вопросов на разные темы. Основные типы вопросов, а также их назначение см. в таблице.
Типы вопросов для собеседования
Тип вопроса | Вид вопроса | Назначение вопроса |
Открытый | Что? Где? Когда? Кто? Почему? | Получить больше информации о соискателе. Позволяет получить развернутый ответ на интересующую тему |
Закрытый | Требует ответа «да» или «нет» | Уточнить ответ соискателя, направить беседу в нужное русло |
Проясняющий | Правильно ли я понял(а), что..?
Другими словами, Вы..? То есть Вы..? |
Уточнить понимание собеседника, показать, что вы его слушаете, создать взаимопонимание |
Уточняющий | Когда именно Вы были там? Кто именно? | Уточнить слова собеседника, направить беседу в нужное русло |
Теоретический (гипотетический) | Если бы у Вас в Вашем подчинении был сотрудник с такими личностными качествами, как бы Вы с ним сработались? Если бы Вам были предоставлены необходимые ресурсы, как бы Вы поступили? | Получить представление о том, как соискатель представляет свое поведение в конкретной ситуации, как, скорее всего, он будет реагировать на внешние условия |
Подталкивающий | Вы ведь уже работали с..? | Подвести собеседника к правильному ответу, направить беседу в нужное русло |
Альтернативный | Вы стараетесь работать с… или с..? | Облегчить собеседнику выбор, направить беседу в нужное русло |
Проективный | Как Вы думаете, почему одни люди добиваются большего результата, а другие меньшего? | Получить информацию о соискателе на примере его рассказа о других |
Контрольный | Любой вопрос на отвлеченную тему | Выяснить, прислушивается ли соискатель к речи интервьюера, воспринимает ли он информацию или отвечает механически |
Для удобства разбейте все вопросы по смысловым блокам, которые должны раскрыть обязательные пять направлений:
- опыт и способности кандидата в профессиональной сфере;
- конкретные достижения;
- личностные качества;
- мотивация;
- соответствие корпоративной культуре организации.
Также составьте вопросы, которые позволят оценить:
- разницу между тем, что может предложить организация и что желает получить соискатель;
- условия, в которых кандидат работает лучше, и наиболее эффективные способы управления им;
- самооценку соискателя, его адекватность;
- наличие у претендента других предложений работы;
- возможность и желание соискателя выполнять необходимую работу;
- соответствие принципов и ценностей кандидата корпоративной культуре организации;
- предпочтения соискателя, причины выбора и принятия решений;
- достижения на прошлых местах работы.
Для создания благоприятной обстановки во время собеседования не злоупотребляйте или вовсе избегайте дискриминирующих, двусмысленных и критикующих вопросов.
Перечень общих вопросов, которые задают при отборочном собеседовании, см. в таблице.
Перечень вопросов для отборочного собеседования
№ п/п | Вопросы |
1 | Что Вы считаете нужным рассказать о себе для того, чтобы претендовать на работу в нашей организации? |
2 | Почему Вы хотите работать именно в нашей организации? |
3 | Почему Вы ушли с предыдущей работы? |
4 | Что Вы можете сказать о Вашем предыдущем работодателе? |
5 | Каковы Ваши главные достоинства? |
6 | Что Вы считаете своими недостатками? |
7 | Почему Вы считаете, что больше других кандидатов подходите нам? |
8 | Чем Вы предпочитаете заниматься в свободное от работы время? |
9 | На какой уровень зарплаты Вы рассчитываете? |
10 | Что Вы считаете основными достижениями на предыдущей должности? |
11 | Как часто Вы меняете работу? Чем вызваны Ваши смены работ? |
12 | Что нестандартного (нового) Вы сможете предложить на новом месте работы? |
13 | Какие из своих должностных обязанностей Вы выполняете с наибольшим удовольствием? |
14 | Что Вам нравилось и не нравилось в коллективе, в котором Вы работали? |
15 | Кем Вы видите себя через пять (десять) лет? |
16 | Что Вы ожидаете от работы в нашей организации? |
17 | Если Вам предоставят выбор, Вы предпочтете составлять планы или осуществлять их? |
18 | Какая работа Вам больше по душе: с бумагами, на компьютере, в непосредственном контакте с людьми? |
19 | В каких случаях надо скрывать от коллег, если Вы чего-то не знаете? |
20 | Как Вы повышаете свои профессиональные знания? Каким образом Вы предпочитаете осваивать новую информацию? |
21 | Какими, на Ваш взгляд, качествами должен обладать идеальный руководитель (сотрудник)? |
22 | Почему Вы выбрали эту профессию? |
23 | Как бы Вы определили благоприятную рабочую атмосферу? |
24 | Готовы ли Вы к нестандартным условиям работы? Что значит для Вас нестандартные условия работы? |
25 | Не помешает ли Ваша личная жизнь данной работе? Какие вопросы, связанные с работой, Вы согласуете со своей семьей? |
26 | Есть ли у Вас вопросы? |
Перечень дополнительных вопросов для более глубокой оценки кандидатов см. в таблице.
Как определить структуру собеседования
Один из этапов подготовки к собеседованию – это разработка последовательности организации и проведения собеседования. Сделать это необходимо совместно со всеми участниками процесса подбора исходя из представлений о том, какую информацию и каким способом необходимо получить от кандидата. Для этого определите структуру и формат встречи и зафиксируйте их в плане собеседования.
Какие документы необходимы для собеседования
Для проведения собеседования и структурирования процесса разработайте план собеседования – документ, в котором зафиксируйте последовательность использования различных инструментов оценки соискателя, а также перечень вопросов для собеседования.
План собеседования составьте в произвольной форме.
Также разработайте анкету, в которой кандидат укажет основную информацию о себе, своем образовании, профессиональном опыте и другие данные. Анкету соискателя также составьте в произвольной форме.
Если при собеседовании используют тестирование, заранее приготовьте бланки для тестов или опросные листы.
Обязательно возьмите на встречу с кандидатом его резюме. Заранее изучите документ и сделайте пометки на полях в местах, которые вызвали интерес или вопросы.
Как подготовить презентацию организации и вакансии
Для быстрого и положительного знакомства кандидата с организацией и свободной вакансией заранее подготовьте презентацию – важную и позитивную информацию об организации и о возможном рабочем месте кандидата. Включите в нее сведения:
- о продолжительности работы на рынке;
- специфике бизнеса и требованиях, которые предъявляют рынок и государство;
- партнерах и конкурентах;
- реализованных проектах, которыми организация гордится;
- планах на будущее.
В рассказе о вакансии поясните:
- почему она появилась или открылась;
- какие задачи руководство предполагает поставить перед новым сотрудником;
- кому сотрудник будет подчиняться и сколько у него человек будет в подчинении;
- предполагаемый размер оплаты труда.
Определите заранее, какая информация будет предоставлена кандидату в письменной, а какая – в устной форме. Заблаговременно сообщите кандидату адрес сайта организации или специального сайта для кандидатов и новичков, на котором он сможет познакомиться с необходимой информацией об организации самостоятельно.
При встрече же краткая информация об организации и о рабочем месте повышает заинтересованность кандидата в сотрудничестве и дает возможность мягко перейти к процессу его оценки.
Совет: при проведении презентации в начале собеседования не давайте соискателю информацию, которая поможет ему подстроиться под требования вакансии и исказить информацию о себе, дать социально ожидаемые ответы.
Как организовать пространство для собеседования
Так как при собеседовании не только работодатель оценивает кандидата, но и кандидат – потенциального работодателя, при подготовке к собеседованию учтите, что предложение о работе, а также сама организация должны вызвать интерес у кандидата.
К наиболее важным критериям, по которым соискатель оценивает организацию, относят:
- первый и последующие телефонные разговоры с представителями организации (с секретарем, специалистом службы персонала, потенциальным руководителем и т. д.);
- известность организации в своей отрасли;
- сайт организации: как он оформлен, какую содержит информацию, как часто обновляется и т. д.;
- месторасположение организации: насколько престижно место офиса организации, легко ли добираться до офиса на общественном или личном транспорте и т. д.;
- размеры и вид здания организации, ремонт, обустроенность территории, парковку;
- оформление офисного помещения изнутри: чистый ли офис, свежий ли ремонт, есть ли доска почета, мебель в помещениях, ресепшен, туалет и т. д.;
- поведение охраны при пропуске кандидата на территорию организации: жесткое, грубое или вежливое, уважительное;
- внешний вид, поведение и речь сотрудников организации, которых видит кандидат, их опрятность, наличие дресс-кода, уважительное отношение в коллективе и к кандидату и т. д.;
- место проведения интервью: просторная ли это переговорная или место за столом в шумном кабинете, насколько оно привлекательно, удобно и т. д.;
- внешний вид и манеру поведения специалиста по подбору.
Чтобы понять, какое первое впечатление получит кандидат от организации, сами оцените ее с позиции кандидата по вышеприведенным критериям. Определите сильные стороны организации, менее сильные и абсолютно непривлекательные. Оцените, какие из непривлекательных факторов можно изменить самостоятельно, а какие необходимо исправлять с помощью руководства.
Например, внешний вид интервьюера, место встречи, поведение охраны, корпоративное поведение других сотрудников организации – критерии, которые развивают специалисты службы персонала, и, соответственно, они могут быть ими исправлены и улучшены. В то время как расположение офиса, его внешний вид и внутреннее убранство изменить можно только при непосредственном участии и содействии руководства.
Подумайте, с помощью чего можно улучшить отношение кандидатов к организации, и усильте данные параметры. Сделайте на них акцент в беседе с кандидатом, чтобы нейтрализовать замеченные им негативные факторы.
Подготовьте помещение для переговоров заранее. Убедитесь в том, что вас не будут прерывать телефонными звонками. Непосредственно перед интервью проверьте, все ли в порядке в комнате: кандидаты обращают на это внимание, делая выводы о корпоративной культуре и взаимоотношениях, принятых в организации.
Как запланировать время для нескольких интервью
Если на один день назначено несколько собеседований, тщательно их спланируйте, выделите достаточное время непосредственно на интервью, а также чтобы написать комментарии о кандидате сразу же после встречи. Так, для встречи и оценки специалистов и руководителей оптимально выделить полтора часа: из них примерно один час уйдет непосредственно на беседу и полчаса на ее анализ и фиксирование результата. Для оценки кандидатов на стартовые и типовые позиции выделите примерно час, из которого 30–40 минут уйдут на интервью, а остальное время – на обработку данных и подготовку к следующей встрече.
Как проверить готовность кандидата к собеседованию
Подготовка кандидата к интервью начинается с телефонного разговора, предшествующего личной встрече.
Убедитесь, что кандидату было корректно и максимально точно сказано:
- как добраться до места встречи;
- четкое время встречи, причем оно должно устраивать обе стороны;
- координаты специалиста, которому можно позвонить в случае опоздания или отмены встречи. Это может быть специалист по подбору или секретарь;
- имя, должность и номер телефона специалиста по подбору и других участников встречи.
Если до встречи необходимо заполнить анкеты или другие документы, обязательно предупредите об этом кандидата.
Если информация о встрече и организации была направлена кандидату на телефон или почту, убедитесь в получении данного сообщения.
Как встретить кандидата для собеседования
Особое внимание уделите встрече кандидата. Предупредите охрану, секретаря приемной или сотрудника ресепшен о предстоящих встречах с кандидатами. Сообщите ответственному за встречу время и Ф. И. О. кандидатов, а также кому они должны сообщить о приходе каждого кандидата. Подумайте о том, где они смогут расположиться в ожидании интервью. Если кандидату, возможно, придется подождать встречи, позаботьтесь, чтобы ему предложили чай или кофе и предоставили литературу для чтения.
При встрече с кандидатом представьтесь и вручите свою визитку. Уделите некоторое время тому, чтобы кандидат расслабился, стремитесь создать благоприятную деловую обстановку. Поинтересуйтесь у кандидата, как он добрался, где припарковался, легко ли нашел офис. Далее опишите, из каких этапов будет состоять встреча, каковы ее возможные результаты и ваши следующие шаги.
Подобное вступление дает кандидату представление о продолжительности и этапах интервью, а также снимает чувство напряженности, которое может быть связано с неуверенностью в собственном опыте либо с дискомфортом от самой процедуры собеседования.
Далее переходите непосредственно к оценке кандидата.