Как проводить собеседования

Как проводить собеседования

Как провести собеседование

Для подготовки к собеседованию рекомендуется:

  • определить ответственного за проведение собеседования и всех участников оценки;
  • изучить заявку на подбор персонала (при наличии) и перечень компетенций;
  • выбрать инструменты и методы проведения собеседования;
  • разработать вопросы для собеседования;
  • определить структуру собеседования;
  • оформить документы для проведения собеседования: план собеседования, анкету соискателя, формы для профессионального тестирования и анкетирования и т. д.;
  • подготовить презентацию организации и свободной вакансии;
  • организовать пространство для проведения встречи и определить время для собеседования, сообщить о месте и времени соискателю и членам кадровой комиссии;
  • решить иные организационные вопросы: заказать пропуск в здание, получить доступ к определенной базе данных и т. п.

Как проводить собеседования

Кого назначить ответственным за проведение собеседования

В зависимости от штата компании, организации процесса оценки кандидатов и сложности вакансии собеседование может проводить специалист по подбору персонала, руководитель подразделения или руководитель организации.

Как правило, руководитель организации проводит собеседования, когда:

  • в организации пока нет службы персонала или ответственного за подбор кадров;
  • служба персонала имеется, но руководитель по тем или иным причинам не может воспользоваться ее услугами. Например, вакансия требует оперативного закрытия, а служба персонала чрезмерно загружена заявками на подбор из других отделов или подбирается замена на одного из сотрудников службы персонала;
  • подбирают сотрудника, который будет находиться в непосредственном подчинении у руководителя. В этом случае руководитель оценивает не только профессиональные качества кандидата, но и личную симпатию к нему, схожесть взглядов, ценностей и т. д.

Какие документы являются основой для составления вопросов

Если в организации разработана заявка на подбор персонала , изучите ее. Возможно, ранее по этой должности был разработан профиль должности, он также является важным источником информации о вакансии.

Еще раз изучите описание позиции. Данная информация является основой для составления вопросов для собеседования и выбора инструментов и методов оценки кандидатов.

Как выбрать инструменты и методы оценки кандидатов

После анализа заявки на подбор персонала выберите в зависимости от сложности вакансии соответствующие методы и инструменты оценки. Для этого изучите требования к вакансии и найдите те варианты оценки, которые позволят грамотно и полно оценить данные требования, исключая социально ожидаемые ответы и ложь.

К наиболее эффективным, а потому популярным методам оценки кандидатов относят:

  • различные варианты собеседования, например, по компетенциям, ситуационное, стрессовое и пр.;
  • кейс-задания;
  • пробные задания;
  • тестирование профзнаний, интеллекта и личностных качеств;
  • деловые игры;
  • психолингвистический анализ речи соискателя.

Как подготовить вопросы для собеседования

Исходя из выбранного метода оценки заранее подготовьте единые для всех кандидатов вопросы, которые помогут выявить и оценить профессиональные и личностные качества, необходимые для успешной работы на свободной должности.

Для этого изучите заявку на подбор персонала или профиль должности. Зная, какие требования предъявляют к вакансии, легко составить вопросы.

Например, если в заявке указаны требования к управленческому опыту сотрудника, то в план собеседования рекомендуется включить вопросы:

  • расскажите о последнем проекте, который вы возглавляли;
  • сколько у вас в подчинении было сотрудников;
  • с какими трудностями вы столкнулись в управлении подчиненными;
  • как были решены эти трудности;
  • как после этого изменились ваше поведение и способы управления коллективом;
  • к какому выводу вы пришли и т. д.

Далее изучите функционал и основные задачи, которые кандидат должен уметь решать. Выделите 5–10 наиболее актуальных навыков, которые понадобятся, чтобы успешно решать данные задачи. Составьте вопросы или кейсы, которые помогут оценить эти навыки, а также готовность кандидата к возможным трудностям.

Сформулируйте вопросы таким образом, чтобы кандидат в ответ рассказал, что конкретно он будет делать, если такие задачи перед ним будут поставлены, а также привел пример конкретной ситуации, когда он смог справиться с аналогичными заданиями.

При этом не используйте длинные и сдвоенные формулировки. Кандидат на собеседовании часто находится в стрессовом состоянии, и ему тяжело воспринимать витиеватые вопросы и давать на них ответы. Поэтому, чтобы вопросы были легкими для восприятия, четко помните о цели каждого, сделайте их короткими, используйте простые слова или хорошо известную терминологию.

Вопросы для оценки профессионального опыта и знаний проверьте сначала на сотрудниках, которые работают в аналогичной должности. Попросите их ответить на все или несколько вопросов. Запишите правильные ответы, по ним будет проще оценивать ответы кандидатов. Также попросите у сотрудников рекомендации, как лучше спросить, чтобы оценить необходимый опыт и профессиональную компетенцию.

Также заранее подготовьте для каждого кандидата индивидуальные вопросы. Основой таких вопросов являются анализ резюме кандидата и информация из социальных сетей, отзывы коллег и бывшего руководителя, а также новые сведения, полученные в ходе телефонного интервью.

А чтобы интервью было интересным и дало всю необходимую информацию, используйте разные типы вопросов на разные темы. Основные типы вопросов, а также их назначение см. в таблице.

Типы вопросов для собеседования

Тип вопроса Вид вопроса Назначение вопроса
Открытый Что? Где? Когда? Кто? Почему? Получить больше информации о соискателе. Позволяет получить развернутый ответ на интересующую тему
Закрытый Требует ответа «да» или «нет» Уточнить ответ соискателя, направить беседу в нужное русло
Проясняющий Правильно ли я понял(а), что..?

Другими словами, Вы..?

То есть Вы..?

Уточнить понимание собеседника, показать, что вы его слушаете, создать взаимопонимание
Уточняющий Когда именно Вы были там? Кто именно? Уточнить слова собеседника, направить беседу в нужное русло
Теоретический (гипотетический) Если бы у Вас в Вашем подчинении был сотрудник с такими личностными качествами, как бы Вы с ним сработались? Если бы Вам были предоставлены необходимые ресурсы, как бы Вы поступили? Получить представление о том, как соискатель представляет свое поведение в конкретной ситуации, как, скорее всего, он будет реагировать на внешние условия
Подталкивающий Вы ведь уже работали с..? Подвести собеседника к правильному ответу, направить беседу в нужное русло
Альтернативный Вы стараетесь работать с… или с..? Облегчить собеседнику выбор, направить беседу в нужное русло
Проективный Как Вы думаете, почему одни люди добиваются большего результата, а другие меньшего? Получить информацию о соискателе на примере его рассказа о других
Контрольный Любой вопрос на отвлеченную тему Выяснить, прислушивается ли соискатель к речи интервьюера, воспринимает ли он информацию или отвечает механически

Для удобства разбейте все вопросы по смысловым блокам, которые должны раскрыть обязательные пять направлений:

  • опыт и способности кандидата в профессиональной сфере;
  • конкретные достижения;
  • личностные качества;
  • мотивация;
  • соответствие корпоративной культуре организации.

Также составьте вопросы, которые позволят оценить:

  • разницу между тем, что может предложить организация и что желает получить соискатель;
  • условия, в которых кандидат работает лучше, и наиболее эффективные способы управления им;
  • самооценку соискателя, его адекватность;
  • наличие у претендента других предложений работы;
  • возможность и желание соискателя выполнять необходимую работу;
  • соответствие принципов и ценностей кандидата корпоративной культуре организации;
  • предпочтения соискателя, причины выбора и принятия решений;
  • достижения на прошлых местах работы.

Для создания благоприятной обстановки во время собеседования не злоупотребляйте или вовсе избегайте дискриминирующих, двусмысленных и критикующих вопросов.

Перечень общих вопросов, которые задают при отборочном собеседовании, см. в таблице.

Перечень вопросов для отборочного собеседования

№ п/п Вопросы
1 Что Вы считаете нужным рассказать о себе для того, чтобы претендовать на работу в нашей организации?
2 Почему Вы хотите работать именно в нашей организации?
3 Почему Вы ушли с предыдущей работы?
4 Что Вы можете сказать о Вашем предыдущем работодателе?
5 Каковы Ваши главные достоинства?
6 Что Вы считаете своими недостатками?
7 Почему Вы считаете, что больше других кандидатов подходите нам?
8 Чем Вы предпочитаете заниматься в свободное от работы время?
9 На какой уровень зарплаты Вы рассчитываете?
10 Что Вы считаете основными достижениями на предыдущей должности?
11 Как часто Вы меняете работу? Чем вызваны Ваши смены работ?
12 Что нестандартного (нового) Вы сможете предложить на новом месте работы?
13 Какие из своих должностных обязанностей Вы выполняете с наибольшим удовольствием?
14 Что Вам нравилось и не нравилось в коллективе, в котором Вы работали?
15 Кем Вы видите себя через пять (десять) лет?
16 Что Вы ожидаете от работы в нашей организации?
17 Если Вам предоставят выбор, Вы предпочтете составлять планы или осуществлять их?
18 Какая работа Вам больше по душе: с бумагами, на компьютере, в непосредственном контакте с людьми?
19 В каких случаях надо скрывать от коллег, если Вы чего-то не знаете?
20 Как Вы повышаете свои профессиональные знания? Каким образом Вы предпочитаете осваивать новую информацию?
21 Какими, на Ваш взгляд, качествами должен обладать идеальный руководитель (сотрудник)?
22 Почему Вы выбрали эту профессию?
23 Как бы Вы определили благоприятную рабочую атмосферу?
24 Готовы ли Вы к нестандартным условиям работы? Что значит для Вас нестандартные условия работы?
25 Не помешает ли Ваша личная жизнь данной работе? Какие вопросы, связанные с работой, Вы согласуете со своей семьей?
26 Есть ли у Вас вопросы?

Перечень дополнительных вопросов для более глубокой оценки кандидатов см. в таблице.

Как определить структуру собеседования

Один из этапов подготовки к собеседованию – это разработка последовательности организации и проведения собеседования. Сделать это необходимо совместно со всеми участниками процесса подбора исходя из представлений о том, какую информацию и каким способом необходимо получить от кандидата. Для этого определите структуру и формат встречи и зафиксируйте их в плане собеседования.

Какие документы необходимы для собеседования

Для проведения собеседования и структурирования процесса разработайте план собеседования – документ, в котором зафиксируйте последовательность использования различных инструментов оценки соискателя, а также перечень вопросов для собеседования.

План собеседования составьте в произвольной форме.

Также разработайте анкету, в которой кандидат укажет основную информацию о себе, своем образовании, профессиональном опыте и другие данные. Анкету соискателя также составьте в произвольной форме.

Если при собеседовании используют тестирование, заранее приготовьте бланки для тестов или опросные листы.

Обязательно возьмите на встречу с кандидатом его резюме. Заранее изучите документ и сделайте пометки на полях в местах, которые вызвали интерес или вопросы.

Как подготовить презентацию организации и вакансии

Для быстрого и положительного знакомства кандидата с организацией и свободной вакансией заранее подготовьте презентацию – важную и позитивную информацию об организации и о возможном рабочем месте кандидата. Включите в нее сведения:

  • о продолжительности работы на рынке;
  • специфике бизнеса и требованиях, которые предъявляют рынок и государство;
  • партнерах и конкурентах;
  • реализованных проектах, которыми организация гордится;
  • планах на будущее.

В рассказе о вакансии поясните:

  • почему она появилась или открылась;
  • какие задачи руководство предполагает поставить перед новым сотрудником;
  • кому сотрудник будет подчиняться и сколько у него человек будет в подчинении;
  • предполагаемый размер оплаты труда.

Определите заранее, какая информация будет предоставлена кандидату в письменной, а какая – в устной форме. Заблаговременно сообщите кандидату адрес сайта организации или специального сайта для кандидатов и новичков, на котором он сможет познакомиться с необходимой информацией об организации самостоятельно.

При встрече же краткая информация об организации и о рабочем месте повышает заинтересованность кандидата в сотрудничестве и дает возможность мягко перейти к процессу его оценки.

Совет: при проведении презентации в начале собеседования не давайте соискателю информацию, которая поможет ему подстроиться под требования вакансии и исказить информацию о себе, дать социально ожидаемые ответы.

Как организовать пространство для собеседования

Так как при собеседовании не только работодатель оценивает кандидата, но и кандидат – потенциального работодателя, при подготовке к собеседованию учтите, что предложение о работе, а также сама организация должны вызвать интерес у кандидата.

К наиболее важным критериям, по которым соискатель оценивает организацию, относят:

  • первый и последующие телефонные разговоры с представителями организации (с секретарем, специалистом службы персонала, потенциальным руководителем и т. д.);
  • известность организации в своей отрасли;
  • сайт организации: как он оформлен, какую содержит информацию, как часто обновляется и т. д.;
  • месторасположение организации: насколько престижно место офиса организации, легко ли добираться до офиса на общественном или личном транспорте и т. д.;
  • размеры и вид здания организации, ремонт, обустроенность территории, парковку;
  • оформление офисного помещения изнутри: чистый ли офис, свежий ли ремонт, есть ли доска почета, мебель в помещениях, ресепшен, туалет и т. д.;
  • поведение охраны при пропуске кандидата на территорию организации: жесткое, грубое или вежливое, уважительное;
  • внешний вид, поведение и речь сотрудников организации, которых видит кандидат, их опрятность, наличие дресс-кода, уважительное отношение в коллективе и к кандидату и т. д.;
  • место проведения интервью: просторная ли это переговорная или место за столом в шумном кабинете, насколько оно привлекательно, удобно и т. д.;
  • внешний вид и манеру поведения специалиста по подбору.

Чтобы понять, какое первое впечатление получит кандидат от организации, сами оцените ее с позиции кандидата по вышеприведенным критериям. Определите сильные стороны организации, менее сильные и абсолютно непривлекательные. Оцените, какие из непривлекательных факторов можно изменить самостоятельно, а какие необходимо исправлять с помощью руководства.

Например, внешний вид интервьюера, место встречи, поведение охраны, корпоративное поведение других сотрудников организации – критерии, которые развивают специалисты службы персонала, и, соответственно, они могут быть ими исправлены и улучшены. В то время как расположение офиса, его внешний вид и внутреннее убранство изменить можно только при непосредственном участии и содействии руководства.

Подумайте, с помощью чего можно улучшить отношение кандидатов к организации, и усильте данные параметры. Сделайте на них акцент в беседе с кандидатом, чтобы нейтрализовать замеченные им негативные факторы.

Подготовьте помещение для переговоров заранее. Убедитесь в том, что вас не будут прерывать телефонными звонками. Непосредственно перед интервью проверьте, все ли в порядке в комнате: кандидаты обращают на это внимание, делая выводы о корпоративной культуре и взаимоотношениях, принятых в организации.

Как запланировать время для нескольких интервью

Если на один день назначено несколько собеседований, тщательно их спланируйте, выделите достаточное время непосредственно на интервью, а также чтобы написать комментарии о кандидате сразу же после встречи. Так, для встречи и оценки специалистов и руководителей оптимально выделить полтора часа: из них примерно один час уйдет непосредственно на беседу и полчаса на ее анализ и фиксирование результата. Для оценки кандидатов на стартовые и типовые позиции выделите примерно час, из которого 30–40 минут уйдут на интервью, а остальное время – на обработку данных и подготовку к следующей встрече.

Как проверить готовность кандидата к собеседованию

Подготовка кандидата к интервью начинается с телефонного разговора, предшествующего личной встрече.

Убедитесь, что кандидату было корректно и максимально точно сказано:

  • как добраться до места встречи;
  • четкое время встречи, причем оно должно устраивать обе стороны;
  • координаты специалиста, которому можно позвонить в случае опоздания или отмены встречи. Это может быть специалист по подбору или секретарь;
  • имя, должность и номер телефона специалиста по подбору и других участников встречи.

Если до встречи необходимо заполнить анкеты или другие документы, обязательно предупредите об этом кандидата.

Если информация о встрече и организации была направлена кандидату на телефон или почту, убедитесь в получении данного сообщения.

Как встретить кандидата для собеседования

Особое внимание уделите встрече кандидата. Предупредите охрану, секретаря приемной или сотрудника ресепшен о предстоящих встречах с кандидатами. Сообщите ответственному за встречу время и Ф. И. О. кандидатов, а также кому они должны сообщить о приходе каждого кандидата. Подумайте о том, где они смогут расположиться в ожидании интервью. Если кандидату, возможно, придется подождать встречи, позаботьтесь, чтобы ему предложили чай или кофе и предоставили литературу для чтения.

При встрече с кандидатом представьтесь и вручите свою визитку. Уделите некоторое время тому, чтобы кандидат расслабился, стремитесь создать благоприятную деловую обстановку. Поинтересуйтесь у кандидата, как он добрался, где припарковался, легко ли нашел офис. Далее опишите, из каких этапов будет состоять встреча, каковы ее возможные результаты и ваши следующие шаги.

Подобное вступление дает кандидату представление о продолжительности и этапах интервью, а также снимает чувство напряженности, которое может быть связано с неуверенностью в собственном опыте либо с дискомфортом от самой процедуры собеседования.

Далее переходите непосредственно к оценке кандидата.

Ссылка на основную публикацию