Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпуск (часть 1)

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпускДля оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:

  • график отпусков;
  • приказ о предоставлении отпуска;
  • записка-расчет о предоставлении отпуска.

В некоторых случаях может понадобиться заявление сотрудника.

Как составить график отпусков

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков. Для его оформления используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму.

При планировании графика учтите специфику деятельности организации: технологические особенности, периоды спада и активности в работе. До составления графика отпусков работодатель может запросить у сотрудников информацию о планируемых датах отпусков. Учитывать пожелания по срокам отпусков всех сотрудников без исключения законодательство не требует.

График составляют один раз в год на календарный год. Утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года. Новой организации утверждать график на год, в котором она создана, не обязательно.

График отпусков подписывает специалист по кадрам, при наличии в организации, и утверждает руководитель организации.

Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников.

Об этом говорится в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Внимание: за отказ исполнять график работодателя можно привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства, а сотрудника к дисциплинарной. На это указывают и суды. См., например, постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 6 ноября 2015 г. № 44Г-53/2015.

Ситуация: в какой срок нужно составить график отпусков вновь созданной организации

Вновь созданной организации необходимо составить график отпусков в общем порядке – не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года, то есть не позднее 17 декабря текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Составлять график отпусков на год, в котором создана организация, необязательно. В год создания организации ее сотрудники пойдут в отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, дающего право на отпуск. В то же время если организация была создана в начале года и сформирован штат, то при желании она вправе оформить график отпусков и досрочно. Он позволит регламентировать выход сотрудников в отпуск по истечении полугода работы, именно в это время у сотрудников по общему правилу возникает право на отпуск (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Ситуация: в течение какого срока работодатель обязан хранить графики отпусков

График отпусков нужно хранить в организации один год после окончания года, на который его составляли.

Все организации обязаны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К документам по личному составу в том числе относят и графики отпусков.

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Так, срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). При этом срок хранения нужно считать с 1 января года, следующего за годом, на который его составляли (п. 2.11 указаний по применению перечня, утвержденных Главархивом СССР 15 августа 1988 г.). Например, график отпусков на 2017 год, утвержденный в декабре 2016 года, заканчивает свое действие 31 декабря 2017 года. Значит, срок хранения его будет с 1 января 2018 года по 31 декабря 2018 года.

Ситуация: нужно ли ставить печать на графике отпусков

Нет, не нужно, если только внутренними правилами работодателя не установлен другой порядок.

График отпусков является внутренним документом организации. Поэтому ставить на нем печать не требуется. Печать организации по общему правилу является дополнительным подтверждением полномочий лица, подписавшего документ, для внешних контрагентов.

Реквизита печати нет и на унифицированной форме графика № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму графика, то при желании он может предусмотреть на ней реквизит печати и заполнять его.

Такие выводы следуют из совокупности положений статьи 8 Трудового кодекса РФ и статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Ситуация: нужно ли учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков? Какие сотрудники могут требовать отпуск в любое удобное для них время

В общем случае учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют пожелания отдельных категорий сотрудников. В частности, работодатель обязан учесть пожелания по отпуску:

  • сотрудников в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
  • участников Великой Отечественной войны, инвалидов войны, ветеранов боевых действий, в том числе получивших инвалидность (ст. 14–19 Закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ);
  • Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-1);
  • Героев Социалистического Труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы (ст. 6 Закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
  • сотрудников, награжденных знаками «Почетный донор России» и «Почетный донор СССР» (при условии проживания в России) (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ);
  • сотрудников, получивших или перенесших лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалидов вследствие чернобыльской катастрофы, участников ликвидации катастрофы, граждан, эвакуированных из зоны отчуждения и переселенных из зоны отселения, и иных лиц, подвергшихся воздействию радиации в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, других аварий на атомных объектах военного и гражданского назначения, испытаний, учений и прочих работах, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1);
  • сотрудников, претендующих на отпуск за первый рабочий год, при намерении работодателя включить их в график (ст. 122 ТК РФ).

Кроме того, при составлении графика отпусков работодателю следует также учитывать:

  • право беременной сотрудницы на использование отпуска перед или после отпуска по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • право сотрудника воспользоваться ежегодным отпуском в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
  • право одного из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ);
  • право супругов военнослужащих на предоставление отпуска одновременно с отпуском другого супруга (п. 11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ).

Если работодатель включает в график отпусков сотрудника в первый рабочий год, то ему также придется учесть мнение сотрудника, который вправе претендовать на отпуск по истечении шести месяцев работы (ст. 122 ТК РФ).

Таким образом, составлять график отпусков работодатель может без учета мнения сотрудников, за исключением указанных выше категорий. При этом, если впоследствии такие «исключительные» сотрудники изъявят желание уйти в отпуск в другие даты, нежели это предусмотрено графиком, работодатель обязан исполнить такое требование и предоставить отпуск по заявлению сотрудника.

Если по каким-либо причинам отпуск был перенесен, то при составлении графика отпусков на следующий год дни перенесенного отпуска можно включить в график. При этом даты предоставления перенесенных дней отдыха должны быть согласованы с сотрудником (ст. 124 ТК РФ).

Отражать их в графике по своему усмотрению работодатель уже не вправе. Оптимально определять даты использования переносимых дней отпуска непосредственно в момент переноса и фиксировать их в соответствующем приказе о переносе отпуска.

Ситуация: может ли работодатель установить запрет на уход сотрудников в отпуск в определенные месяцы или иные периоды года из-за особенностей технологического процесса и специфики деятельности организации

Может, однако такое ограничение не должно касаться тех категорий сотрудников, которые могут использовать отпуск в нужное им время без учета мнения работодателя.

Работодатель при составлении графика отпусков должен учитывать специфику деятельности организации и по возможности пожелания сотрудников. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.

Если в организации существуют объективные причины в определенные месяцы года не предоставлять сотрудникам отпуск, например особенности технологического процесса не позволяют приостановить работу, или наблюдаются пиковые периоды активности, то работодатель вправе учесть это при составлении графика отпусков на следующий год и просто не ставить сотрудникам отпуска в эти месяцы. Кроме того, условие о невозможности использования отпуска в определенные периоды можно закрепить в локальном акте организации, например положении об отпусках, чтобы при приеме на работу сотрудники были сразу ознакомлены с этим условием (ст. 8 ТК РФ).

Однако данное правило не будет распространяться на сотрудников, которым трудовым законодательством предоставлено право брать отпуск в нужное им время, без учета мнения работодателя (ст. 122, 123 ТК РФ). И при добавлении соответствующего условия в локальный акт также нужно сделать оговорку о таких исключениях, иначе положение о запрете брать отпуск в определенные периоды может быть признано недействительным.

Ситуация: может ли организация отказать сотрудникам в предоставлении отпуска, если дата его начала выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии. Например, с 1-го по 5-е число текущего месяца сотрудники бухгалтерии рассчитывают зарплату за предыдущий месяц и на расчет отпускных времени нет

Может, однако такое ограничение не должно касаться тех категорий сотрудников, которые могут использовать отпуск в нужное им время без учета мнения работодателя.

Работодатель может установить запрет на уход сотрудников в отпуск в определенные месяцы или иные периоды года из-за особенностей технологического процесса и специфики деятельности организации. В том числе учесть пожелание бухгалтерии не предоставлять отпуск ранее 5-го числа соответствующего месяца, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Данное условие при необходимости можно закрепить в локальном акте. Это следует из положений статей 8 и 123 Трудового кодекса РФ.

Однако данное правило не будет распространяться на сотрудников, которым трудовым законодательством предоставлено право брать отпуск в нужное им время, без учета мнения работодателя (ст. 122, 123 ТК РФ). И при добавлении соответствующего условия в локальный акт также нужно сделать оговорку о таких исключениях, иначе положение о запрете брать отпуск в определенные периоды может быть признано недействительным.

Внимание: работодатель не вправе отказывать в отпуске сотруднику в течение более двух лет подряд. За это предусмотрено административное наказание.

В частности, предусмотрены штрафы:

  • для должностных лиц организации, например руководителя, – от 1000 до 5000 руб. Повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет;
  • для предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. Повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.;
  • для организации – от 30 000 до 50 000 руб. Повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях

Ситуация: можно ли в графике отпусков указывать не конкретные даты, а месяц предполагаемого отпуска

Детальный порядок оформления в графике времени ухода сотрудника в отпуск с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца законодательством не установлен.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который утверждает работодатель не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Если организация составляет график отпусков по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации отсутствуют разъяснения по поводу того, каким образом должно быть указано запланированное время предоставления отпуска.

Вместе с тем, в графе 6 самой формы № Т-7 указано, что в ней должна быть проставлена «запланированная дата» ухода в отпуск. Следовательно, при составлении графика отпусков в нем логичнее указывать именно конкретную дату ухода сотрудника в отпуск или несколько дат – при разделении отпуска на части. Указывая точную дату в графике отпусков, отпадает необходимость требовать от сотрудника заявления об отпуске – при наступлении времени отдыха сотруднику кадровой службы достаточно будет лишь подготовить приказ на отпуск. Если же обозначить только месяц, то чтобы определить точную дату ухода в отпуск, понадобится согласовать ее с сотрудником.

Если организация использует самостоятельно разработанную форму графика, то она вправе дополнить ее любыми строками и графами. При этом все же рекомендуется использовать тот же подход, что и при составлении графика по унифицированной форме.

Независимо от того, известна точная дата ухода сотрудника в отпуск или только месяц предполагаемого отпуска, работодатель обязан известить сотрудника под подпись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если работодателю известен только месяц ухода сотрудника в отпуск, то формально он должен предупредить сотрудника о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до начала этого месяца.

Исходя из указанного следует, что указывать в графике отпусков только месяц предполагаемого отпуска не запрещено. Однако на практике это не очень удобно, поскольку в последующем придется дополнительно оформлять согласование с сотрудником конкретной даты начала отпуска.

Ситуация: в каком порядке следует располагать фамилии сотрудников в графике отпусков

Конкретный порядок расположения фамилий в графике отпусков законодательством не установлен.

График отпусков составляют по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме. Если организация применяет унифицированную форму, то сведения, идентифицирующие каждого сотрудника, содержатся в графах 2–4 графика.

Поскольку регламентированные требования по последовательности заполнения графика отсутствуют, на практике сложились три варианта оформления.

Так, небольшие организации, как правило, используют алфавитный порядок заполнения графика отпусков.

Если у организации есть структурные подразделения, то график можно составить по каждому из них. Такой вариант чаще всего используют организации с разветвленной структурой подразделений и большой численностью сотрудников.

Еще один вариант заполнения: в хронологическом порядке. То есть первые записи в графике будут о сотрудниках, которые уходят в отпуск в январе, а последние – об уходящих в отпуск в декабре.

Таким образом, конкретный порядок расположения фамилий сотрудников в графике организация вправе выбрать сама и прописать его в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

Продолжение:

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в ежегодный отпуск (часть 2, часть 3)

Ссылка на основную публикацию