Как контролировать процессы обслуживания и ремонта оборудования

Как контролировать процессы обслуживания и ремонта оборудования

Как избежать завышения расходов на ремонт и обслуживание оборудования.

Внезапный выход из строя оборудования может затормозить работу компании, а неконтролируемый рост расходов на дорогостоящий ремонт – пробить брешь в бюджете. Это решение поможет избежать таких проблем за счет внедрения контрольных процедур в процессах технического обслуживания и ремонта.

Обслуживание и ремонт оборудования

Преимущества и недостатки

Практическая применимость рекомендаций – главное преимущество этого решения. Существенных недостатков не обнаружено.

Без эффективного внутреннего контроля вероятность превышения фактических расходов на ремонтно-техническое обслуживание запланированных значений будет всегда высокой. Это может быть из-за неоптимальной ремонтной стратегии, отсутствия у предпринимателя регламентов для технических процессов, а также контрольных процедур, покрывающих существенные риски.

Какие риски характерны для ремонтно-технического обслуживания оборудования

Основные риски в ходе технических процессов и ремонтов, как правило, связаны с изначально неэффективной организацией управления. Например, когда ремонт проводится по мере возникновения поломок, без детального изучения причин возникших неполадок и принятия мер по предотвращению дальнейших сбоев.

О неэффективной организации технического обслуживания можно судить и когда оборудование эксплуатируется до отказа. Такой подход оправдан лишь в краткосрочном периоде при отсутствии планово-предупредительных ремонтов. Действительно, расходы на техническое обслуживание снижаются, особенно если общее состояние оборудования вполне удовлетворительно. Однако эффект от такой экономии сводится на нет все возрастающими рисками аварийных ремонтов. Как следствие, неисправности приходится устранять в пожарном режиме. В результате расходы превышают запланированный бюджетный лимит. Все это отрицательно сказывается на показателях компании.

Менее рискованна стратегия планово-предупредительных ремонтов (ППР), основанная на заблаговременном предупреждении незапланированного выхода из строя оборудования (диагностика, смазка, обтяжка, замена отдельных деталей). Она позволяет обеспечить нормальное функционирование в течение установленного срока эксплуатации за счет регулярного ремонта, согласно требованиям нормативно-технической документации, дате последней починки и длительности установленного межремонтного периода.

В то же время соблюдение этой стратегии в чистом виде может повлечь за собой риски завышения ремонтных издержек под влиянием таких факторов:

  • перераспределения средств ограниченного бюджета технических процессов между единицами оборудования без оценки последствий его аварийной остановки;
  • устаревания нормативов, на основе которых рассчитываются графики планово-предупредительного ремонта, и искажения информации о фактическом износе оборудования.

В результате такие расходы определяются на глазок, по принципу «факт прошлого года плюс», что приводит к их завышению и утверждению бюджета технических процессов и ремонтов в размере большем, чем это фактически необходимо.

Как предотвратить завышение расходов на ремонт и техническое обслуживание оборудования

Чтобы предотвратить завышение расходов на техническое обслуживание оборудования, необходимо усовершенствовать стратегию планово-предупредительных ремонтов в соответствии со следующими принципами:

  • достоверность информации о реальном техническом состоянии и износе оборудования;
  • приоритетность оборудования;
  • перенастройка процессов, направленная на детальное выявление причин, вызывающих сбои, и проведение мероприятий по их предотвращению на ранней стадии.

Для получения достоверной информации следует инициировать комплексную диагностику оборудования. К этому стоит привлечь не только своих сотрудников, но и пригласить независимых экспертов.

Такая диагностика даст возможность установить фактический износ с учетом реальных условий эксплуатации, что позволит распределить их по четырем основным группам:

  • критическое оборудование, в том числе попадающее под регулирование специализированных органов технического контроля (Ростехнадзор и др.), выход из строя которого может иметь значительные последствия (несчастные случаи, экологический ущерб);
  • оборудование с низким резервом замещения, поломка которого вызовет остановку работы компании;
  • оборудование, имеющее 100-процентное резервирование на случай возможной неисправности, ремонт которого возможен без остановки работы компании;
  • малоценное, вспомогательное и прочее оборудование.

Разделение на группы поможет расставить приоритеты. Прежде всего бюджет технического обслуживания будет расходоваться на ремонт оборудования первой и второй групп (т. е. на предотвращение выхода из строя оборудования, поломка которого влечет наиболее существенные убытки и риски). В следующую очередь он будет тратиться на третью группу. В отношении некритичного оборудования из четвертой группы возможен ремонт по состоянию исходя из фактических поломок.

Что должен содержать регламент ремонтно-технического обслуживания оборудования

Эффективно управлять техническими процессами и ремонтами без установленных правил довольно затруднительно. Регламент этой деятельности должен определить стратегические принципы организации технических процессов и установить контрольные процедуры, снижающие риски до приемлемого уровня. В этом документе зафиксируйте правила:

  • планирования и выполнения ремонтных программ;
  • формирования бюджета ремонтов и контроль целевого расходования средств;
  • организации комплексного управления ремонтами;
  • технического надзора за проведением этих процессов и ремонтов;
  • обеспечения контроля качества выполненных работ со стороны привлеченных контрагентов и (или) ответственных сотрудников.

Как усилить контроль качества ремонтно-технического обслуживания оборудования

Повысить контроль качества выполняемых ремонтных работ помогут технологические карты, содержащие перечень ремонтных операций и нормы трудозатрат на них.

Кроме этого, в регламенте ремонтно-технического обслуживания следует формализовать процедуры приемки оборудования из ремонта и его проверки на соответствие качественным показателям.

В договоры с внешними подрядчиками, выполняющими ремонтно-техническое обслуживание, необходимо включать штрафные санкции за аварийные простои оборудования, а сами контракты заключать на тендерной основе.

Стоит настроить учет так, чтобы иметь возможность получать информацию о фактическом наличии запчастей и их расходовании. Повысить контроль за их движением в бухгалтерском учете поможет привязка конкретной запасной части к инвентарному номеру оборудования.

Как организовать бюджетирование технического обслуживания и ремонта оборудования

Наличие достоверных данных о текущем техническом состоянии оборудования позволит разработать дорожную карту – стратегическую основу для подготовки ежегодного бюджета технических процессов, содержащую информацию о потребностях в ремонтах на трехлетний–пятилетний период, декомпозированную в конкретные мероприятия. К последним относят:

  • долго- и среднесрочные проекты по капитальному ремонту;
  • ежегодные мероприятия по поддержанию технического состояния оборудования с помесячной разбивкой.

На основании долгосрочной стратегии развития технических процессов составляется ежегодный план ремонтных расходов. В нем учитываются приоритетность оборудования, его техническое состояние, требования нормативно-технической документации, статистика предыдущих ремонтов, акты, заключения.

Для важнейшего оборудования первой и второй групп в бюджет технических процессов дополнительно закладывается резерв на случай внеплановой поломки или аварийной ситуации.

Для повышения прозрачности расходов в этом бюджете должны быть отмечены отдельные расходные статьи по ремонту силами внешних организаций и собственными ресурсами.

Как повысить эффективность управления ремонтно-техническими работами

Повысить эффективность управления ремонтами можно, если увязать переменную часть зарплаты сотрудников, отвечающих за техническое обслуживание, с выполнением таких ключевых показателей эффективности:

  • коэффициент технической готовности (доля времени полноценной работы оборудования при соблюдении лимитов бюджета);
  • доля времени выполнения ремонтных работ от общего времени ремонтного простоя;
    соблюдение графика ремонтов;
  • доля аварийных ремонтов;
  • продолжительность межремонтного периода.

При этом в ключевые показатели эффективности лучше не включать индикаторы, направленные на «чистое» снижение ремонтных затрат. Это может привести к необоснованным отказам от проведения ремонтно-технического обслуживания в целях достижения экономии, как результат, повысится вероятность аварийных выходов из строя оборудования и дополнительных расходов.

Ссылка на основную публикацию