Как эффективно управлять персоналом

Как эффективно управлять персоналом Чтобы эффективно управлять сотрудниками, необходимо:

четко ставить перед ними цели;
давать ресурсы, чтобы они могли эти цели реализовать;
грамотно оценивать результаты;
давать конструктивную обратную связь;
при необходимости устранять проблемы, которые возникли при реализации целей;
поощрять за выдающиеся результаты.

Каковы принципы эффективного управления персоналом

Данный комплекс задач позволяет реализовать программа управления результативностью сотрудников (performance management), в основе которой лежит процедура целеполагания и оценки результатов работы сотрудников. Данная программа меняет отношение сотрудников к целям работодателя, они начинают принимать поставленные задачи как личный вызов профессионализму и с инициативой стремятся реализовать бизнес-план организации.

Кроме этого, программа управления результативностью помогает зафиксировать четкие и справедливые критерии оценки работы и обосновать размер вознаграждения. В результате сотрудники заинтересованы выполнять требования работодателя, так как понимают, какое вознаграждение за это получат.

Главная роль в данной процедуре принадлежит руководителю компании и руководителям подразделений. При этом на первых этапах внедрения программы управления эффективностью RH-специалисты, если такие есть в компании, могут активно участвовать в процессах. Например, они могут:

помогать руководителям проводить оценочное интервью с сотрудниками;
оформлять результаты оценки;
помогать руководителям и сотрудникам давать обратную связь;
передавать результаты оценки в бухгалтерию для расчета вознаграждений или курировать документооборот;
решать другие текущие вопросы по управлению персоналом.

Если же HR-специалистов в компании нет, данные процедуры руководители выполняют сами.

Как управлять результативностью сотрудников

Главный инструмент программы целеполагания и оценки сотрудников – регулярные встречи руководителя с подчиненными. Цель руководителя в результате данных встреч:

обсудить с сотрудником результат работы и дать оценку труду, при этом сотрудник должен согласиться с данной оценкой;
закрепить результаты выполнения задач в письменном виде;
предоставить сотруднику обратную связь по результату работы;
разработать совместно с подчиненным индивидуальный план работы на будущий отчетный период, который позволит реализовать бизнес-план подразделения и организации, и справедливые критерии оценки;
обозначить зоны развития и карьерного роста подчиненного.

Чтобы реализовать данные цели, обучите руководителей принципам программы управления результативностью и правилам обратной связи. Стремитесь:

научиться и научить руководителей подразделений вести открытый диалог с сотрудниками;
исключить формальное отношение к процедуре;
объяснить, как результат встречи влияет на качество работы сотрудника;
объяснить, почему руководство компании считает программу управления результативностью – эффективным инструментом управления персоналом и качеством работы;
вдохновить руководителей управлять подчиненными по новым правилам.

Как организовать встречу в формате целеполагания

Для организации встречи с сотрудником в формате целеполагания и оценки:

информируйте сотрудников к встрече;
подготовьте документы по целеполаганию и оценке;
определите время и место встречи.

Как подготовить сотрудников к встрече в формате целеполагания

Предупредите сотрудников о предстоящей встрече с непосредственным руководителем как минимум за неделю.

Если программу управления результативностью раньше не использовали, проведите сначала общее собрание с сотрудниками или организуйте массовое информирование коллектива о предстоящих реформах в управлении с помощью корпоративного сайта, почты, руководителей подразделений.

На общем собрании расскажите о результатах работы подразделения и организации, о приоритетных задачах на предстоящий период и принципах программы управления результативностью, в основе которой лежит процедура целеполагания и оценки результатов работы сотрудников.

Опишите доступным языком формат встречи, правила и нормы проведения. Зафиксируйте данную информацию в специальной памятке, Книге сотрудника и выложите на портал организации, разошлите по почте. Понимание, что происходит на встрече целеполагания, снижает тревожность и уровень стресса у сотрудников. В результате они воспринимают предстоящую процедуру не как «вызов на ковер», а как регулярный нейтральный рабочий момент.

Если же программа управления результативностью давно действует в организации, напомните сотрудникам, где хранится информация о процедуре целеполагания, и кратко напомните правила такой встречи с руководителем.

Какие документы сотрудник готовит для отчета

За неделю до проведения индивидуальных встреч попросите сотрудников подготовить самооценку: определить процент реализованных задач и оформить отчет о выполнении. Обяжите подготовить отчет в утвержденном формате: в виде отчета о выполнении задач, оформленного в произвольном виде , или эссе об успехах и неудачах.

Оценку выполнения количественных показателей рекомендуется вменить сотруднику, имеющему доступ к данным управленческого, финансового и бухгалтерского учета. Результаты анализа данный сотрудник передает руководителю, который рассказывает о них подчиненному либо перед встречей, либо непосредственно во время нее.

Если перед сотрудником стояли количественные и качественные задачи, запросите у него документальные доказательства, подтверждающие выполнение плана. Данные доказательства приложите к отчету сотрудника и сохраните до следующей встречи.

Когда и где проводить встречу в формате управления результативностью

Встречайтесь с сотрудниками для управления результативностью регулярно, желательно в конце отчетного периода. Место и время встречи выберите с учетом собственных планов и планов сотрудника. Выделите на встречу не менее получаса. Учтите, если сотрудник не доволен оценкой и не согласен с планами на будущее, встреча продлится дольше – час и более.

Выберите спокойную обстановку для беседы. Для этого заранее забронируйте комнату переговоров или иное место, в котором нет внешних раздражителей: шума, присутствия других людей, некомфортного света и пр.

Как провести встречу по целеполаганию

Для проведения встречи по целеполаганию и оценке сотрудника:

установите контакт с сотрудником;
выслушайте отчет сотрудника;
дайте обратную связь сотруднику;
сделайте итоговую оценку;
дайте задачи на следующий период;
обсудите план развития сотрудника (карьерный план);
подведите итоги встречи.

Как установить контакт с сотрудником на встрече

Для сотрудника встречи с руководством для оценки – стрессовое мероприятие. Лишнее напряжение на таких встречах снижает концентрацию внимания сотрудников, и им сложно воспринимать новую информацию. В связи с этим выбирайте комфортные условия для беседы, используйте эмоционально нейтральный тон, создайте дружелюбную атмосферу. Кроме этого, чтобы снизить напряженность сотрудника и расположить к продуктивной беседе:

встретьте сотрудника вовремя, не заставляйте ждать;
с первых минут стремитесь произвести приятное впечатление и расположить сотрудника к открытой беседе, в этом помогут доброжелательная улыбка, внимательный взгляд, открытые жесты приветствия;
обращайте внимание на жесты и мимику, зеркальце собеседника;
относитесь к сотруднику с уважением и симпатией. Ведите себя спокойно и дружелюбно. Сконцентрируйтесь на том, что говорит сотрудник. Проявляйте искренний интерес к услышанному. Не перебивайте. Плавно управляйте беседой;
не допускайте пренебрежения, не проявляйте признаки недоверия и агрессии по отношению к сотруднику;
не делайте скороспелые негативные выводы и заключения при сотруднике вслух;
в случае необходимости фиксируйте ответы сотрудника и комментарии к ним так, чтобы он не мог их увидеть, при этом исключите проявление ярких эмоций;
контролируйте себя, чтобы значения слов и жестов не расходились друг с другом.

Как принять отчет сотрудника о проделанной работе

Официальную часть встречи начните с предоставления сотруднику самостоятельно осветить результаты проделанной им работы за отчетный период. Предложите ему: «Давайте начнем с вашего отчета. Подведите итоги выполнения каждой задачи. Как вы сами оцениваете результаты: что достигнуто, а что нет?»

Этот подход позволит получить дополнительную информацию, которую невозможно отразить в формальном отчете, а сотрудник – стимул к рефлексии и самооценке. Часто подчиненные объективно отмечают достоинства и недостатки своей работы, чем облегчают последующую обратную связь с руководителем.

Как правильно предоставлять сотруднику обратную связь

Давайте сотрудникам обратную связь для понимания того, насколько он отвечает ожиданиям организации и как добиться успеха, а не с целью критики и наказания. Цель обратной связи – помочь сотруднику скорректировать поведение и улучшить качество работы.

Эффект обратной связи предполагает, что, слушая руководителя, сотрудник испытает благодарность, а не обиду и желание защититься; у него повысится самооценка и уверенность; он учтет полученную информацию и не повторит прежних ошибок, то есть профессионально вырастет.

Обратную связь рекомендуется начинать с положительного аспекта, а затем перейдите к недочетам и завершите общение в позитивном русле. Правила предоставления руководителем обратной связи подчиненному см. в таблице.

Как сделать итоговую оценку результата работы сотрудника

В конце встречи зафиксируйте итоговую оценку работы сотрудника. Обсудите результат с сотрудником, уточните, согласен он с оценкой или нет. Если оценка влияет на размер вознаграждения и сотрудник с ней не согласен, есть риск негативных последствий, вплоть до увольнения.

Если вы не согласны с доводами, то не принимайте решение сразу. Предусмотрите для таких случаев процедуру разрешения конфликтов. Например, пригласите на совещание сотрудника, непосредственного руководителя, представителя высшего руководства и сотрудника службы персонала. Изучите отчет сотрудника и отчет руководителя. Выслушайте мнение обоих. После этого примите коллегиальное решение, последнее слово – за старшим по должности. Решение зафиксируйте в протоколе.

Помните, первоочередная задача оценки – не выставить оценку, а помощь сотруднику повысить результативность.

Как поставить перед сотрудником задачи на следующий период

После оценки результатов работы сотрудника , анализа плюсов и минусов ситуации разработайте и поставьте перед сотрудником цели на будущий период.

Для этого:

сформулируйте цели в четкой и понятной форме, используйте для этого методику SMART;
«продайте» сотруднику данную цель, для этого покажите позитивные последствия от выполнения лично для него и для организации, опишите материальные и нематериальные бонусы;
проверьте понимание и принятие сотрудником целей, для этого корректно попросите сотрудника подтвердить даты, сроки, инструменты для выполнения задания и пр.;
обсудите ресурсы и полномочия, которые помогут реализовать задачи;
установите сроки промежуточного контроля.

Сложность, которая возможна на данном этапе, в том, что руководитель и сотрудник по-разному видят результат и способы достижения. Четкие и однозначные формулировки и диалог с учетом мнения сотрудника предотвратят возможное непонимание.

Как составить план развития сотрудника

После того как задачи на будущий период поставлены , выработайте последовательные шаги, как повысить эффективность сотрудника. Для этого рекомендуется сформировать индивидуальный план развития сотрудника, при этом определите, чем руководитель в состоянии помочь подчиненному в развитии.

План развития представляет собой документ, в котором фиксируют подробный алгоритм действий по развитию необходимых качеств, знаний и навыков сотрудника, повышающих его личную эффективность на рабочем месте.

Содержание индивидуального плана развития в каждой организации разрабатывают самостоятельно. При этом рекомендуется в план включить следующую информацию:

данные о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение и пр.);
компетенции, которыми сотрудник обладает на данный момент времени;
цели развития сотрудника;
компетенции, которые необходимо развить;
перечень мероприятий, позволяющих развивать необходимые компетенции;
варианты стажировки или обучения, которые позволят ознакомиться с необходимыми функциями должности;
результат, который должен быть достигнут в процессе стажировки или обучения;
сроки развития компетенции;
факт исполнения индивидуального плана развития и комментарии.

Для создания и реализации эффективных планов развития сотрудников организации соблюдайте 12 основных принципов, представленных в таблице.

Как подвести итоги встречи целеполагания и оценки

В конце встречи еще раз проговорите, о чем вы договорились с сотрудником, обсудите задачи и план развития (если такой разработан). Попросите сотрудника сказать, к какому заключению он пришел, какие выводы сделал, как планирует улучшить результат труда.

Заострите внимание на положительных аспектах работы с сотрудником. Это подкрепит в нем настрой на ожидаемое от него поведение и уверенность в том, что организация готова помочь ему в повышении личной результативности.

Если цели организации выполнены, при этом сотрудник проявил инициативу и сделал больше, чем планировалось, продумайте, как его поощрить. Инструменты поощрения могут быть как материальными , например премия, так и нематериальными , например общественное признание, статус эксперта и пр. Благодаря такому поощрению вы замотивируете сотрудника, улучшите его результативность, повысите лояльность и, если сотрудника будут переманивать в другую компанию, его будет проще удержать.

Благодаря такому комплексному подходу к управлению сотрудников система управления персоналом становится более эффективной.