Как организовать эффективную работу офиса

Tвитнуть

Как организовать эффективную работу офиса Любой офис должен соответствовать требованиям пожарной безопасности, охраны труда. Кроме того, в офисе должно быть комфортно вашим сотрудникам, ведь они проводят на работе минимум 8 часов в день.

Для этого надо:

обеспечить сотрудников средствами труда;
правильно организовать офисное пространство;
обеспечить необходимые условия труда.

Если работодатель не выполнит установленные требования к условиям труда, то Роспотребнадзор сможет оштрафовать как организацию, так и ее руководителя.

Как организовать эффективную работу офиса

Шаг 1. Обеспечьте сотрудников средствами труда

1. Снабдите сотрудников расходными материалами: канцелярскими принадлежностями, удобной мебелью. Определите, каким образом офис-менеджер будет заказывать канцелярские принадлежности. Например, он может раз в месяц опрашивать сотрудников, какие канцтовары им нужны, и делать заказ. Чтобы не было перерасхода бюджета, утвердите нормы расходования канцтоваров.

2. Выдайте технические средства для работы: компьютер, телефон. Определите, кто будет осуществлять поддержку сотрудников. Если у вас нет собственной IT-службы, то установите, как подчиненные будут обращаться к стороннему специалисту. Можно создать IT-чат в Skype. Если менеджеры по продажам проводят много встреч с клиентами, то обеспечьте сотрудников планшетами. Тогда они смогут красиво презентовать продукцию вашей организации перед потенциальными покупателями.

3. Оборудуйте кухню, где сотрудники могли бы принимать пищу, пить чай. Если нет такой возможности, то оборудуйте уголок, где будет стоять чайник, кофе-машина, кулер с водой.

4. Закупите шкафы для верхней одежды. Если ваш офис часто посещают клиенты, развешанная повсюду верхняя одежда сотрудников может произвести негативное впечатление.

Совет: утвердите правила подписания документов.

Целесообразно на стойке секретаря поставить три лотка: на подпись директору, на визу юристам, в бухгалтерию. Сотрудники будут складывать бумаги в соответствующие лотки. Установите, что вы подписываете документы раз в день, например, в 17:00. Это наведет порядок в документообороте.

Шаг 2. Правильно организуйте рабочее пространство

Требования к рабочему месту прописаны в СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы». Работодатель должен:

обеспечить сотрудников подставками для ног работника;
соблюсти расстояние между мониторами;
соблюсти нормативы площади комнаты и количество размещенных в ней мониторов;
соблюсти расстояния между рабочими столами с видеомониторами. Так, при размещении рабочих мест с ПК расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора) должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2 м;
правильно разместить дисплеи по отношению к окнам.

По общему правилу компьютеры нужно размещать в кабинетах с окнами (п. 3.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). Если это невозможно, то понадобятся расчеты, которые подтвердят безопасность для здоровья сотрудников и соответствие нормам естественного освещения. Окна необходимо оборудовать жалюзи, занавесками и другими средствами, позволяющими прекратить доступ яркого света в помещение. К тому же работнику недостаточно выделить простой стул; понадобится кресло с подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденьем и спинкой (п. 9.6 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03).

Шаг 3. Обеспечьте необходимые условия труда

Организация должна соблюдать нормы по шуму, освещению, влажности, температуре. Санитарные нормы и правила, которые устанавливают требования к параметрам производственной среды, учитываются в нормативных актах, которые определяют проведение спецоценки. Так, приложение 16 к Методике проведения спецоценки (приказ Минтруда России от 24 января 2014 г. № 33н) регламентирует отнесение условий труда к тому или иному классу в зависимости от воздействия световой среды. При этом нормативное (эталонное) значение освещенности рабочей поверхности в этом приложении устанавливается в соответствии с СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Они посвящены вопросам естественного, искусственного и совмещенного освещения жилых и общественных зданий.

Независимо от времени года сотрудникам на рабочих местах необходимо обеспечить комфортный температурный уровень. В зависимости от трудовой активности, свойственной конкретной должности, у работника будет свой норматив. Например, не более часа в день допускается трудиться в офисе, если температура в кабинете составляет +32,5 ˚С. Температурная граница снижается до +30,5 ˚С, если работнику предстоят значительные физические нагрузки.

Внимание: работодателей, которые игнорируют требования СанПиН, ожидают претензии и штрафы Роспотребнадзора.

За несоблюдение санитарных правил директору или организации грозит административная ответственность по статьям 6.3, 6.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях (нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов, а также нарушение санитарно-эпидемиологических требований к эксплуатации жилых помещений и общественных помещений, зданий, сооружений и транспорта). Самое серьезное наказание – административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток. Штрафы сравнительно небольшие: от 10 тыс. до 20 тыс. руб. для организации и от 500 руб. до 2 тыс. руб. для директора.

Шаг 4. Проведите спецоценку условий труда

Специальная оценка пришла на смену аттестации рабочих мест с 1 января 2014 года. В течение пяти лет, то есть до 31 декабря 2018 года, все организации обязаны хотя бы раз пройти спецоценку. Конкретный срок проведения оценки работодатели определяют самостоятельно с учетом фактической ситуации. Так, все вновь созданные организации обязаны проводить спецоценку в течение 12 месяцев с момента создания новых рабочих мест.

Проводить спецоценку не нужно только в отношении отдельных категорий сотрудников, в частности надомников. Поэтому, только если все сотрудники организации без исключения подпадают под эти категории, например работают на дому, проводить спецоценку не придется. В остальных случаях спецоценка обязательна независимо от сферы деятельности организации, наличия или отсутствия производства, численности сотрудников и т. п.

Также не имеет значения, в каких помещениях работают сотрудники: собственных или арендованных. Провести спецоценку обязан именно работодатель, чьи сотрудники выполняют работу в арендованных помещениях, а не собственник здания, офиса и т. п. Если сотрудники постоянно работают в разъездах и фактически выполняют работу на территории заказчиков, то спецоценки тоже не избежать. Это следует из совокупности положений статьи 3, пункта 2 статьи 8 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ, статей 22 и 212 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли проводить специальную оценку условий труда, если на 1 января 2014 года в организации проведена аттестация рабочих мест

В общем случае не нужно.

Если до 1 января 2014 года в организации была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда, то в общем порядке специальную оценку условий труда в отношении таких рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения данной аттестации. Для целей специальной оценки условий труда можно использовать результаты данной аттестации, проведенной в соответствии с ранее действовавшим порядком. Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционные определения Костромского областного суда от 2 июня 2014 г. № 33-823, Мурманского областного суда от 14 мая 2014 г. № 33-1220-2014. Исключение – случаи, когда у работодателя возникнет необходимость провести внеплановую оценку, в том числе при создании новых рабочих мест (ч. 1 ст. 17 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ).

Кроме того, работодатель вправе по собственной инициативе провести специальную оценку условий труда и до истечения срока действия имеющихся результатов аттестации рабочих мест, например если захочет пересмотреть гарантии сотрудникам с вредными и опасными условиями труда и предоставить их в соответствии с новым порядком. Об этом говорится в части 4 статьи 27 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. Аналогичная позиция представлена в разъяснениях Минтруда России от 7 марта 2014 г.