Работа с конфиденциальными документами

В процессе работы любой организации появляются конфиденциальные документы, которые требуют особых условий работы.

О том, как хранить и взаимодействовать с этими бумагами, мы поговорим в этой статье.

Особенности работы с конфиденциальными бумагами

Документы, содержащие коммерческую тайну могут попадать в компанию разными путями: их издают внутри компании или они поступают извне.

Первым делом проводится учетная процедура, которая может быть трех видов:

учет изданных документов проводится для тех бумаг, которые были созданы в компании, независимо от того, остаются ли они для целей внутреннего пользования или отправляются контрагентам;
учет поступивших документов — это регистрация бумаг, которые прибыли в компанию от других организаций;
учет документов выделенного хранения — в эту категорию попадают все листы, которые не подшиваются в основные дела, например, часто ими становятся чертежи и другие документы, напечатанные на листах большого формата.

Хранение конфиденциальных бумаг

Так как к подобным носителям предъявляют нетипичные требования, неудивительно, что архивное хранение конфиденциальных документов тоже имеет свои особенности. При хранении важно соблюдать следующие правила:

Защита от проникновения посторонних лиц. Очень важно, чтобы в хранилище могли попасть только те сотрудники, которым доверена эта информация. В том случае, когда в помещении по какой-то причине находятся другие люди (например, для уборки, ремонта и других подобных работ), с ними обязательно должен присутствовать ответственный доверенный человек, который проследит за тем, чтобы не произошла утечка информации.
Ключи от архива должны находиться у ответственного лица. Их нельзя выносить из компании, а на ночь нужно оставлять на пульте охраны, а еще лучше в сейфе.
Усиленное хранение. Нередко конфиденциальные бумаги размещают не только в закрытых помещениях, но и в несгораемых шкафах или сейфах. То есть в отделе есть зона усиленного контроля, туда и помещают бумаги.
Полное оснащение хранилища. Те листы, в которых содержится коммерческая тайна или другие сведения, нужно хранить только в специально оборудованных помещениях. В них непременно должна быть охранная сигнализация на дверях и окнах, пожарная сигнализация и система пожаротушения, которая подходит для бумажных носителей, климат-контроль и другое оборудование для создания оптимальных условий хранения. Кроме того, необходима профессиональная мебель (металлическая), папки и короба, регулярная и своевременная уборка и т. д.