Для начала поймите, какая площадь нужна вашей компании и на какой срок. Нужно уже сегодня планировать развитие вашего бизнеса, чтобы понять, какой офис понадобится через год–два. При определении размеров будущего офиса важно учесть не только рабочие, но и общие площади: переговорные, серверные, хозяйственные помещения, склады.
Как выбрать здание или помещение для бизнеса
Выберите тип помещения
Офисные помещения делятся на классы в зависимости от их качества, планировки, оборудования.
Офисы класса A – помещения в офисных центрах с хорошим расположением, оптимальной планировкой, высоким качеством отделки и инженерных систем. Иногда класс A делят на классы A1, A2 и A3. Выбор крупных компаний.
Офисы класса B – помещения, как правило, в бизнес-центрах, со ставками аренды более низкого ценового диапазона. Обычно это помещения после капитального ремонта с качественной недорогой отделкой и умеренным набором предоставляемых услуг. Здания, где они располагаются, оснащены пожарной и охранной сигнализацией, стеклопакетами, имеют качественные лифты, систему принудительной вентиляции и кондиционирования воздуха.
Офисы класса C – офисы в реконструированных зданиях, обычно советского периода (бывшие НИИ, заводоуправления и т. д.). При аренде такого офиса важно проверить наличие лифта (если здание насчитывает более трех этажей), удостовериться в исправности электрической сети и инженерных коммуникаций. Не поддавайтесь на внешний лоск и свежевыкрашенный фасад: часто с помощью качественного ремонта маскируют недостатки старого здания. Как правило, такие помещения имеют деревянные окна, плохую вентиляцию и «заводское» кондиционирование.
Определите критерии отбора
Зачастую поиск офиса или другого помещения происходит спонтанно. У предпринимателя есть лишь общее представление, какими характеристиками оно должно обладать. В то же время подобрать идеальный вариант почти невозможно. Учтите рост бизнеса. Продумайте, какие условия могут удовлетворить запросы вашей компании сегодня, а какие – через год–два, учитывая рост бизнеса или расширение штата.
Ориентируйтесь не на рыночные цены, а на возможности вашей компании
Часто руководители опираются на сложившиеся ставки арендной платы, воспринимая их как рыночные и справедливые. Это не так. Основным мотивом при выборе помещения должна быть цена, которую вы готовы заплатить за него, учитывая специфику и возможности бизнеса.
Правильно рассчитайте конечную ставку
Цена, которую озвучивают собственники помещения, не всегда соответствует той, которую придется платить в итоге. Она может состоять из базовой ставки, эксплуатационных и операционных платежей, маркетинговых и рекламных сборов (практикуется в торговой недвижимости). Кроме того, иногда вы платите не только за «свою» территорию, но и за помещения общего пользования (коридоры, вестибюли). Другими словами, конечная ставка аренды может включать в себя большое количество побочных расходов, поэтому важно определить их состав и размер до подписания договора аренды.
Изучите «мелкий шрифт»
Договор аренды может не сильно отличаться от банковского договора со всеми его «звездочками» и «мелким шрифтом». Особое значение имеют срок договора, условия его пролонгации и индексации ставки аренды. Кроме того, нужно внимательно изучить правила распорядка, выполнения которых требует собственник. Например, доступ к помещениям в нерабочее время может быть ограничен. А для многих компаний работа по выходным – святое дело.
Компания «Альфа» арендует разную недвижимость: складскую, торговую, офисную. Вот как происходит поиск:
- ищет в Интернете, на таких ресурсах, как «Авито», «Из рук в руки», и других профильных «досках объявлений». Можно задавать поиск: «сдаю в аренду склад 1000–3000 кв. м в Брагино» или «сдам торговое помещение 50 кв. м в центре»;
- выезжает на место. Можно пройтись по территории, где вы хотите арендовать помещение, поискать там баннеры от собственников (или агентств недвижимости) с предложением об аренде. Однако такой способ отнимает много времени и сил;
- дает объявление о поиске интересующего объекта на профильных сайтах;
- сообщает о своих намерениях друзьям и знакомым: всегда найдется человек, который предложит что-нибудь подходящее;
- обращается к профессионалам, ведь в их базах есть объекты, которые вряд ли увидишь в каком-либо объявлении или на баннере.
Когда появляется подходящее помещение, компания собирает необходимую информацию о ценах на данный вид недвижимости, знакомится с правоустанавливающими документами. Если собственник – частное лицо, проверяет паспорт, свидетельство на право собственности, технический паспорт на помещение. Если владелец – организация, изучает следующие документы:
- свидетельство о ее регистрации, а также о регистрации всех изменений, если таковые были (например, в случае изменения названия компании);
- свидетельство о постановке на налоговый учет;
- устав и учредительный договор;
- решение и приказ о назначении руководителя;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- правоустанавливающие документы на объект;
- план и технический паспорт БТИ;
- договор электроснабжения и технических условий на подключение;
- договор коммунальных услуг.